Archiwista
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- Zespół archiwalny
- Materiały pochodzące od konkretnego twórcy, np. urzędu.
- Jednostka archiwalna
- Wyodrębniona część zespołu, np. teczka lub księga.
- Sygnatura
- Oznaczenie jednostki pozwalające ją zamówić lub zacytować.
- Kwerenda
- Poszukiwanie materiałów według ustalonego zakresu i pytania.
- Pomoc ewidencyjna
- Spis lub inwentarz prowadzący od opisu do jednostki.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „Proszę podać ówczesną nazwę instytucji.”
- Pomaga odnaleźć właściwego twórcę dokumentacji.
- „Rekord istnieje, skan nie jest dostępny online.”
- Odróżnia opis od cyfrowego obrazu.
- „W przeszukanym zespole nie znalazłem tej jednostki.”
- Ogranicza wniosek do sprawdzonego zakresu.
Podstawy · Lekcja 1 z 6
Skąd pochodzą akta
Archiwista zaczyna od twórcy i kontekstu wytworzenia materiałów. Przy zmianach nazw sprawdza zasięg i daty działania instytucji. Dwie identyczne nazwy z różnych miast mogą prowadzić do innych zespołów.
- Zapisz nazwę
- Sprawdź historię twórcy
- Powiąż z zespołem
Przykład z pracy
Akta połączonej szkoły mogą być opisane przy poprzedniej nazwie lub u następcy.
Ćwiczenie praktyczne
Rozpisz, kogo i o co zapytasz, mając samą nazwę szkoły.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co pomaga odróżnić dwóch twórców o tej samej nazwie?
- Kolejność wyników
- Miejscowość i okres działania
- Kolor okładki akt
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Miejscowość i okres działania. Te dane pozwalają przypisać dokumentację do właściwego kontekstu.
Podstawy · Lekcja 2 z 6
Od zespołu do sygnatury
Przeglądaj inwentarz właściwego zespołu. Tytuł jednostki może streszczać wiele dokumentów, więc obok frazy sprawdź zakres dat i typ materiału. Sygnaturę podawaj razem z kontekstem zespołu.
- Otwórz inwentarz
- Dopasuj daty
- Zapisz oznaczenia
Przykład z pracy
Pozycja Protokoły rady zawiera materiały z kilku lat, choć wyszukiwarka nie pokazuje nazwisk z wnętrza teczki.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj wzór cytowania jednostki bez wymyślania rzeczywistych sygnatur.
Dwie instytucje o podobnej nazwie
W spisie są dwie szkoły o tej samej nazwie. Wnioskodawca podaje nazwisko dyrektora i rok, ale bez miejscowości.
Pokaż przykładową reakcję
Ustalam miejscowość i porównuję zakres zespołów. Zapisz źródło identyfikacji i zostaw oba tropy do czasu potwierdzenia.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co prowadzi od opisu do zamówienia konkretnej jednostki?
- Tylko nazwa miejscowości
- Ogólny temat kwerendy
- Sygnatura wraz z kontekstem zespołu
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Sygnatura wraz z kontekstem zespołu. Wskazanie zespołu i jednostki ogranicza pomyłki przy zamawianiu.
Praktyka · Lekcja 3 z 6
Plan kwerendy
Ustal pytanie, ramy czasowe i nazwy alternatywne. Prowadź notatki również z wyszukiwań bez wyników. Wtedy inny archiwista przejmie sprawę i nie powtórzy tej samej pracy.
- Określ pytanie
- Przeszukaj źródła
- Zapisz zakres
Przykład z pracy
Najpierw sprawdzasz akta szkoły, później rejestr nadzorującego ją urzędu.
Ćwiczenie praktyczne
Rozpisz dwa niezależne tropy dla protokołu bez podanej daty dziennej.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co warto zachować po bezowocnym wyszukiwaniu?
- Nazwę zasobu, kryteria i sprawdzony zakres
- Tylko informację, że nie wyszło
- Kopię wszystkich wyników z innych spraw
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Nazwę zasobu, kryteria i sprawdzony zakres. Zapis wskazuje ograniczenia kwerendy i możliwe kolejne źródła.
Praktyka · Lekcja 4 z 6
Od opisu do dostępu
Opis online pomaga zidentyfikować jednostkę. Dostępność skanu i zasady wglądu sprawdza się osobno. Osoba pytająca może potrzebować kopii, wglądu lub urzędowego dokumentu, a są to różne tryby obsługi.
- Ustal potrzebę
- Sprawdź warunki
- Podaj następny krok
Przykład z pracy
Kwerenda zakończyła się sygnaturą. Czytelnia potwierdza, czy jednostkę można zamówić na wybrany dzień.
Ćwiczenie praktyczne
Odpowiedz osobie, która utożsamia wpis w katalogu z publicznym skanem.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co potwierdzasz przed obietnicą udostępnienia?
- Jedynie podobny tytuł
- Tryb dostępu i dostępność jednostki
- Preferencję dla pliku PDF
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Tryb dostępu i dostępność jednostki. Sam opis nie przesądza o dostępności i trybie udostępnienia.
Specjalizacja · Lekcja 5 z 6
Zakres dostępu i danych
W materiałach mogą być dane osób trzecich lub dokumenty udostępniane według osobnej podstawy. Sprawdź tryb z osobą odpowiedzialną i zapisz decyzję w sprawie. W odpowiedzi podawaj wyłącznie informacje potrzebne w danym trybie.
- Rozpoznaj ograniczenie
- Zgłoś do oceny
- Odnotuj decyzję
Przykład z pracy
Osoba chce kopię listy z danymi wielu osób. Sprawę przekazujesz do oceny trybu i dopuszczalnego zakresu.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz roboczą notatkę do osoby rozstrzygającej dostęp.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Jak postąpić przy wątpliwości co do zakresu kopii?
- Wysłać cały dokument z prywatnej poczty
- Usunąć sprawę z rejestru
- Skonsultować dopuszczalny zakres przed wysłaniem
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Skonsultować dopuszczalny zakres przed wysłaniem. Konsultacja i zapis decyzji umożliwiają bezpieczne rozpatrzenie wniosku.
Specjalizacja · Lekcja 6 z 6
Raport z wyniku ujemnego
Brak wyniku dotyczy tego, co rzeczywiście sprawdzono. Rozróżnij brak pozycji w spisie, niekompletny inwentarz i potwierdzoną lukę w zachowanym zasobie. Podaj alternatywny trop z uzasadnieniem.
- Zestaw sprawdzenia
- Nazwij ograniczenie
- Zaproponuj trop
Przykład z pracy
W spisie brak protokołów z roku reorganizacji. Szukasz korespondencji w aktach jednostki nadrzędnej.
Ćwiczenie praktyczne
Sporządź odpowiedź, która wyjaśnia, co znaleziono i gdzie szukać dalej.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Który zapis poprawnie ogranicza wniosek?
- W sprawdzonych zespołach i latach nie znaleziono jednostki
- Dokument nigdy nie istniał
- Każde archiwum potwierdzi brak akt
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
W sprawdzonych zespołach i latach nie znaleziono jednostki. Wniosek powinien wynikać z zakresu przeprowadzonej kwerendy.