Metryka i identyfikator
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- Obieg pisma
- Droga dokumentu od wpływu do zamknięcia sprawy.
- Metryka sprawy
- Pola opisujące identyfikator, datę, właściciela i etap dokumentu.
- Brak formalny
- Brak elementu potrzebnego do dalszej obsługi, np. wskazanego załącznika.
- Uprawnienie do odbioru
- Potwierdzona podstawa do wydania dokumentacji określonej osobie.
- Potwierdzenie przekazania
- Zapis pozwalający ustalić, kiedy i dokąd skierowano sprawę.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „Pismo otrzymało numer i czeka na przypisanie.”
- Informacja o nowej korespondencji do sekretariatu.
- „Pakiet jest niekompletny, oczekujemy wskazanego załącznika.”
- Gdy dokument główny wpłynął bez elementu wymienionego w spisie.
- „Proszę o weryfikację zakresu przed przekazaniem.”
- Gdy sekretariat kieruje sprawę do osoby uprawnionej.
Metryka pozwala rozpoznać dokument, zanim ktokolwiek otworzy jego treść. Kluczowe są identyfikator sprawy, źródło, data i bieżący status.
- Wpływ
- Identyfikator sprawy
- Historia
Przykład z pracy
Dwie kopie tego samego pisma przyszły różnymi kanałami. Metryki ujawniają powiązanie, więc odnotowujesz oba wpływy zgodnie z obiegiem.
Ćwiczenie praktyczne
Zaproponuj cztery pola metryki dla korespondencji przychodzącej.
Dwa pisma w jednym skanie
Do sekretariatu trafia jeden skan zawierający dokumenty dwóch różnych spraw. Druga komórka czeka na jeden z nich.
Pokaż przykładową reakcję
Rozdzielasz pakiet w uprawnionym obiegu i weryfikujesz powiązania przed przekazaniem.. Każda komórka otrzymuje właściwy zakres, a historia wpływu pozostaje czytelna.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co wiąże dwa wpływy w jednej sprawie?
- Zbliżona godzina odbioru.
- Taki sam kolor koperty.
- Udokumentowany identyfikator sprawy i porównanie dokumentów.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Udokumentowany identyfikator sprawy i porównanie dokumentów.. Metryka pozwala połączyć zdarzenia z właściwą sprawą.
Źródła do nauki Rzecznik Praw Pacjenta – prawo do dokumentacji medycznej · Rzecznik Praw Pacjenta – zabezpieczenie dokumentacji