Otwarta lekcja · Asystent prawny

Indeks i załączniki

Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty

Akta sprawy: Uporządkowany zbiór pism i dokumentów dla jednej sprawy.
Indeks dokumentów: Lista plików z nazwami, wersjami i źródłem.
Sygnatura: Oznaczenie sprawy używane przez właściwą instytucję.
Dowód doręczenia: Dokument lub zapis potwierdzający zdarzenie doręczenia.
Podwójna kontrola: Potwierdzenie ważnego wpisu przez uprawnioną drugą osobę.

„Uzupełniłam indeks, a brakuje dokumentu wskazanego pod pozycją trzeciej faktury.”: Wskazujesz konkretną lukę w aktach.
„Termin pozostawiam do potwierdzenia przez osobę prowadzącą.”: Rozróżniasz wpis roboczy od decyzji.
„Zapis potwierdzenia jest już połączony z właściwym pismem.”: Dowód można odnaleźć po identyfikatorze sprawy.

Indeks opisuje dokumenty wchodzące do akt. Porównaj wykaz w piśmie z tym, co rzeczywiście wpłynęło. Odnotuj brak bez uzupełniania domysłem.

Przykład z pracy

W piśmie wymieniono oświadczenie, którego nie ma w przesyłce.

Przygotuj wpis o brakującym materiale.

Wpłynęło pismo o podobnym temacie, lecz sygnatura różni się jedną cyfrą. Istnieją dwie otwarte sprawy.

Pokaż przykładową reakcję

Porównuję źródło oraz sygnatury i potwierdzam przypisanie przed włączeniem do akt. Chronisz kompletność akt i informacje obu klientów.

Sprawdź się — opcjonalne pytanie

Co zapisujesz w indeksie?

Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie

Treść wykazu oraz rzeczywistą dostępność załącznika. Zapis wskazuje konkretną lukę do wyjaśnienia.