Dyrektor do spraw administracyjnych — Praca krok po kroku
Nowy serwis przejmuje dwa biura z różnym zakresem dyżuru
Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6
Porównaj dyżur z drogą zgłoszenia
Wskaż numer kontaktu, odbiorcę oraz kolejny krok po braku odpowiedzi. Poproś recepcję o potwierdzenie, że otrzyma właściwą instrukcję.
- Co zrobić najpierwKontakt
- Co zrobić dalejDyżur
- Jak zakończyćReakcja
Przykład z pracy
Nowy serwis podał nazwisko dyżurnego dla A.
Ćwiczenie praktyczne
Rozpisz drogę jednego zgłoszenia od recepcji do wykonawcy.
Nowy serwis przejmuje dwa biura z różnym zakresem dyżuru
Podejmij decyzję
Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.
Pokaż przykładową reakcję
Przyjmuję potwierdzony zakres i uzgadniam ciągłość wieczornej obsługi B z uprawnionymi stronami. Każdy budynek zachowuje czytelną ścieżkę zgłoszeń.
- Przyjmuję potwierdzony zakres i uzgadniam ciągłość wieczornej obsługi B z uprawnionymi stronami.
- Każdy budynek zachowuje czytelną ścieżkę zgłoszeń.
- Podpisuję odbiór obu budynków na podstawie grafiku A.
- Grafik A nie daje dyżuru dla B.
- Odsyłam wieczorne zgłoszenia B na kolejny tydzień.
- Użytkownicy tracą obsługę przewidzianą w umowie.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co prześledzisz przy sprawdzaniu dyżuru?
- Czy kontakt prowadzi do osoby obsługującej dany obiekt i porę
- Czy oznaczenie dostawcy ma nowy wygląd
- Czy obiekt B zna nazwisko dyżurnego A niezależnie od warunków
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Czy kontakt prowadzi do osoby obsługującej dany obiekt i porę. Działająca ścieżka jest ważniejsza od samego wpisu na liście.
Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6
Rozpisz odbiór osobno
Sprawdź, które warunki wykonano i które czekają. Zapisz stan w protokole oraz osobę uprawnioną do uzgodnienia usługi przejściowej.
- Co zrobić najpierwDowody
- Co zrobić dalejStan odbioru
- Jak zakończyćWarunek
Przykład z pracy
A jest gotowe, B nie ma obsady wieczornej.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj dwa krótkie wpisy do protokołu.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Czym uzasadnisz przyjęcie A w poniedziałek?
- Gotowością A jako dowodem odbioru B
- Potwierdzonym zakresem wymaganej usługi A
- Nagłą zmianą w grafiku B bez danych
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Potwierdzonym zakresem wymaganej usługi A. Każda lokalizacja wymaga podstawy właściwej dla swojego zakresu.
Jak zapisać stan odbioru obu lokalizacji?
| Zakres | Potwierdzenie | Następny krok |
|---|---|---|
| Biuro A | Dyżurny przydzielony | Sprawdź drogę zgłoszenia i odbierz usługę |
| Biuro B po 18:00 | Brak osoby w grafiku | Uzgodnij pokrycie okresu przejściowego |
| Otwarte usterki | Są w starym rejestrze | Przypisz każdego właściciela i termin |
Przekazanie usługi i przekazanie otwartych spraw mogą mieć różne zasady. Protokół pozwala zobaczyć oba zakresy.
Sprawdź się w tej sytuacji
Co ma znaleźć osoba zgłaszająca usterkę spoza godzin pracy recepcji?