Lekcje kursu · Praca krok po kroku

Kierownik działu w instytucjach pomocy społecznej — Praca krok po kroku

Nieobecna prowadząca i niespójny status pisma

Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6

Porównaj wpływ i status

Sprawdź, co odnotowała kancelaria i czego dotyczy pismo. Status kompletności uaktualnij po weryfikacji.

Tok pracy w tej lekcji

Kancelaria widzi wpływ, ale w S-2 zapisano brak dokumentu.

Napisz jedno polecenie weryfikacji z zakresem i odpowiedzialnym.

Nieobecna prowadząca i niespójny status pisma

Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.

Pokaż przykładową reakcję

Dla S-1 zabezpieczam termin, a S-2 przydzielam do sprawdzenia uprawnionej osobie. Zespół pracuje nad konkretnym brakiem w każdej sprawie.

Dla S-1 zabezpieczam termin, a S-2 przydzielam do sprawdzenia uprawnionej osobie.: Zespół pracuje nad konkretnym brakiem w każdej sprawie.
Od razu uznaję S-2 za kompletną po informacji kancelarii.: Wpływ wymaga powiązania pisma i sprawdzenia jego znaczenia.
Czekam na powrót prowadzącej bez oceny terminu.: Przypisanie zastępstwa zależy od tego, co trzeba wykonać w określonym czasie.

Sprawdź się — opcjonalne pytanie

Co wynika z potwierdzenia wpływu?

Pismo dotarło. Trzeba sprawdzić, do której sprawy należy i jak wpływa na jej stan.
Sprawę można od razu zamknąć.
Termin formalny na pewno się zmienia.

Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie

Pismo dotarło. Trzeba sprawdzić, do której sprawy należy i jak wpływa na jej stan.. Odbiór i ocena dokumentu to osobne etapy.

Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6

Wybierz osobę o właściwym zakresie i potwierdź przejęcie zadania. Podaj tylko informacje potrzebne do czynności.

Tok pracy w tej lekcji

Prowadząca S-2 wraca jutro, a rejestr trzeba sprawdzić dziś.

Przypisz zadanie i przygotuj pytanie o potwierdzenie przejęcia.

Sprawdź się — opcjonalne pytanie

Kiedy zadanie ma zastępcę?

Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie

Gdy uprawniona osoba potwierdzi zakres i dalszy krok.. Zastępca powinien wiedzieć, jakie działanie i kiedy podejmuje.

Sprawa	Potwierdzone	Do weryfikacji	Następne działanie
S-1	Bliski termin	Kolejny krok w obowiązującym trybie	Przydziel potwierdzenie
S-2	Kancelaria ma wpis o wpływie	Czy to właściwe pismo dla tej sprawy	Wyznacz uprawnione zastępstwo

Informacja z kancelarii pozwala rozpocząć sprawdzenie. Aktualizacja statusu wymaga potwierdzenia właściwego pisma.

Zastępca potwierdza otrzymanie zadania i aktualizuje rejestr zgodnie z przyjętym obiegiem.