Komendant straży gminnej / miejskiej — Praca krok po kroku
Trzy zgłoszenia z jednego placu
Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6
Przygotuj przekazanie
Odszukaj podział odpowiedzialności i zapisz, co przekazujesz, dokąd i w jakim celu.
- Co zrobić najpierwOdbiorca
- Co zrobić dalejPrzekazanie
- Jak zakończyćStatus
Przykład z pracy
Inna jednostka odbiera sprawy sprzątania niż sprawy znaków.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz dwa wiersze przekazania z powodem wyboru odbiorcy.
Trzy zgłoszenia z jednego placu
Podejmij decyzję
Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.
Pokaż przykładową reakcję
Łączę wpisy o koszu, zachowuję wiadomości źródłowe i osobno kieruję sprawę oznaczenia. Opis z drugiego wejścia nadal trafi do właściwego odbiorcy.
- Łączę wpisy o koszu, zachowuję wiadomości źródłowe i osobno kieruję sprawę oznaczenia.
- Opis z drugiego wejścia nadal trafi do właściwego odbiorcy.
- Wszystkie trzy sprawy zamykam pod jednym wspólnym adresem.
- Wpis o uszkodzeniu może zniknąć w korespondencji o sprzątaniu.
- Potwierdzam wszystkim naprawę na podstawie przyjęcia zgłoszeń.
- Odbiór wiadomości nie jest dowodem usunięcia problemu.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co powinno zostać po przekazaniu sprawy?
- Numer sprawy, odbiorca i jej status.
- Sama lista telefonów.
- Tylko imię zgłaszającego.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Numer sprawy, odbiorca i jej status.. Dokumentacja pomaga sprawdzić, kto prowadzi sprawę.
Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6
Podaj mieszkańcowi sprawdzony stan
W odpowiedzi podaj numer, obecny etap i drogę dalszego kontaktu. Używaj faktów, które można sprawdzić.
- Co zrobić najpierwStatus
- Co zrobić dalejNumer
- Jak zakończyćNastępny kontakt
Przykład z pracy
Zarządca otrzymał zgłoszenie, ale jeszcze nie podał daty.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz dwuzdaniowe potwierdzenie tego etapu.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Które zdanie odpowiada stanowi sprawy?
- Kosz będzie wymieniony jutro.
- Zgłoszenie przekazaliśmy. Termin jeszcze nie jest potwierdzony.
- Obie sprawy już zamknęliśmy.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Zgłoszenie przekazaliśmy. Termin jeszcze nie jest potwierdzony.. Odpowiedź powinna odpowiadać ostatniemu udokumentowanemu stanowi.
Jedno miejsce, dwa odrębne problemy
| Wpis | Porównanie | Dalszy obieg |
|---|---|---|
| A | Kosz przy wejściu północnym | Główne zgłoszenie dotyczące kosza |
| B | Ten sam kosz, dodatkowe zdjęcie | Wpis powiązany z A |
| C | Uszkodzone oznaczenie przy drugim wejściu | Osobna sprawa według odpowiedzialności za oznaczenie |
Wspólny adres pomaga odnaleźć miejsce. O tym, czy wiadomości należy połączyć, decydują również temat i dokładniejszy opis.
Sprawdź się w tej sytuacji
Upewnij się, że właściciel każdego działania może łatwo odnaleźć źródło i opis przypisanej sprawy.