Technik prac biurowych — Praca krok po kroku
Dwie wersje pisma i brakujący załącznik
Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6
Zestaw wykaz z zawartością
Odhacz pozycje znalezione w paczce. Nazwij brakujące dokumenty w wiadomości do osoby odpowiedzialnej.
- Co zrobić najpierwWykaz
- Co zrobić dalejPliki
- Jak zakończyćBrak
Przykład z pracy
Załącznik B jest w wykazie, ale brakuje go w folderze wysyłki.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj trzy pozycje zapisu dla pisma, A i B.
Dwie wersje pisma i brakujący załącznik
Podejmij decyzję
Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.
Pokaż przykładową reakcję
Ustal zatwierdzoną wersję i sprawdź komplet z wykazem. Zgłoś brak B przed wysłaniem i wpisz bieżący status do rejestru. Adresat otrzyma pakiet zgodny z decyzją, a zespół widzi, która część jeszcze czeka.
- Ustal zatwierdzoną wersję i sprawdź komplet z wykazem. Zgłoś brak B przed wysłaniem i wpisz bieżący status do rejestru.
- Adresat otrzyma pakiet zgodny z decyzją, a zespół widzi, która część jeszcze czeka.
- Wyślij nowszą wersję z tym, co jest w folderze.
- Adresat może otrzymać pismo bez zatwierdzenia i bez kompletu.
- Oznacz wysłanie po zebraniu plików.
- Rejestr przypisze status wysyłki bez potwierdzenia działania.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co wymaga uzupełnienia?
- Załącznik B
- Drugie pismo główne o tym samym tytule
- Ogólny opis całej korespondencji
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Załącznik B. Kontrola dotyczy każdego załącznika oddzielnie.
Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6
Zweryfikuj zmianę adresata
Sprawdź źródło zmiany i potwierdź, którego pisma dotyczy. Później ponownie porównaj paczkę oraz kanał.
- Co zrobić najpierwZałącznik
- Co zrobić dalejAdresat
- Jak zakończyćSprawdzenie
Przykład z pracy
Załącznik B dotarł, ale w międzyczasie zmieniono odbiorcę.
Ćwiczenie praktyczne
Wypisz, które pola musisz sprawdzić od nowa.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co już gotowy załącznik zmienia w kontroli?
- Pozwala pominąć sprawdzenie adresata
- Uzupełnia paczkę, a odbiorcę nadal trzeba potwierdzić
- Nadaje paczce status wysłanej
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Uzupełnia paczkę, a odbiorcę nadal trzeba potwierdzić. Zmiana w jednym polu może wymagać ponownej kontroli innego pola.
Dwie wersje pisma i brakujący załącznik
| Pozycja | Stan | Działanie |
|---|---|---|
| Pismo | Dwie wersje w folderze | Potwierdzić zatwierdzone wydanie |
| Załącznik B | W wykazie, brak w paczce | Poprosić o właściwy plik |
| Rejestr | Status wysłane przed nadaniem | Skorygować i zachować ślad |
Rozpisanie trzech kontroli pomaga przygotować paczkę bez pomylenia jej kompletności ze stanem wysyłki.
Sprawdź się w tej sytuacji
Czy ktoś inny może potwierdzić pliki, odbiorcę i aktualny stan rejestru?