Specjalista ds. należności — Accounts Receivable — Praca krok po kroku
Jeden przelew i dwie możliwe faktury
Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6
Rozlicz potwierdzoną część
Sprawdź otwartą kwotę, walutę i informację od klienta. Jeśli obieg na to pozwala, przypisz część opisaną w specyfikacji i oznacz resztę jako nierozliczoną.
- Co zrobić najpierwPrzypisz podstawę
- Co zrobić dalejOznacz pozostałość
- Jak zakończyćZapisz status
Przykład z pracy
F-71 jest wymieniona w wiadomości. Pozostałej części przelewu klient jeszcze nie opisał.
Ćwiczenie praktyczne
Zaprojektuj dwa wiersze rejestru z osobnymi statusami i dowodami.
Jeden przelew i dwie możliwe faktury
Podejmij decyzję
Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.
Pokaż przykładową reakcję
Rozliczam potwierdzoną część, a o pozostałą proszę o specyfikację Zapis odzwierciedla dostępne dowody i wskazuje, czego nadal brakuje.
- Przypisuję całą wpłatę do najstarszych pozycji
- Można zamknąć niewłaściwą fakturę, a klient dostanie przypomnienie za tę faktycznie opłaconą.
- Rozliczam potwierdzoną część, a o pozostałą proszę o specyfikację
- Zapis odzwierciedla dostępne dowody i wskazuje, czego nadal brakuje.
- Wstrzymuję też część potwierdzoną bez sprawdzenia zasad
- Możesz niepotrzebnie opóźnić rozliczenie pozycji, którą obieg pozwala już przypisać.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co robisz z częścią bez wskazanej faktury?
- Pozostawiam ją do wyjaśnienia zgodnie z obiegiem
- Dopisuję ją do przypadkowej otwartej faktury
- Oznaczam cały przelew jako rozliczony
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Pozostawiam ją do wyjaśnienia zgodnie z obiegiem. Pozostała kwota musi być widoczna do czasu wyjaśnienia.
Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6
Poproś o specyfikację
Podaj identyfikator, datę przelewu i wskazaną już fakturę. Zadaj jedno konkretne pytanie o pozostałe dokumenty. Użyj uzgodnionego kanału.
- Co zrobić najpierwWskaż wpłatę
- Co zrobić dalejPoproś o numery
- Jak zakończyćUstal termin
Przykład z pracy
Klient dostaje prośbę o numery faktur i informację, że F-71 została potwierdzona.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz e-mail, który klient zrozumie bez znajomości oznaczeń ERP.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co pomaga otrzymać właściwą odpowiedź?
- Sam temat „pilne”
- Podanie przelewu i prośba o numery dokumentów dla pozostałej części
- Wysłanie całego rejestru należności
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Podanie przelewu i prośba o numery dokumentów dla pozostałej części. Klient musi od razu wiedzieć, której wpłaty dotyczy pytanie.
Wpłata W-318 rozbita według potwierdzeń
| Część wpłaty | Dostępny dowód | Co zapisujesz |
|---|---|---|
| Za fakturę F-71 | Klient wskazał numer faktury | Po potwierdzeniu klienta i dokumentu przypisz tę część wpłaty. |
| Pozostała część | Brak numeru faktury w specyfikacji | Pozostaw do wyjaśnienia i poproś o specyfikację. |
Zapis wpływu jest wspólny, ale każda część potrzebuje podstawy przypisania. Oddzielny status pozwala zobaczyć postęp bez ukrywania otwartej kwestii.
Sprawdź się w tej sytuacji
Zapisz, co zrobisz, jeśli w kolejnej wiadomości klient wskaże fakturę już rozliczoną.