Specjalista ds. zobowiązań — Accounts Payable — Praca krok po kroku
Faktura za dwie partie, w magazynie tylko pierwsza
Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6
Trzy dokumenty w jednej tabeli
W ERP odszukaj zamówienie, przyjęcie i fakturę. Zestaw pozycje według identyfikatora i sprawdź, co firma zamówiła, odebrała i co dostawca zafakturował.
- Co zrobić najpierwOtwórz zamówienie
- Co zrobić dalejPorównaj przyjęcia
- Jak zakończyćZapisz różnicę
Przykład z pracy
PO-81 przewiduje dwie partie. Faktura dotyczy obu, przyjęcie jednej.
Ćwiczenie praktyczne
Ułóż trzy kolumny porównania i zaznacz, gdzie brakuje drugiej partii.
Faktura za dwie partie, w magazynie tylko pierwsza
Podejmij decyzję
Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.
Pokaż przykładową reakcję
Sprawdzam przyjęcie obu partii i zapisuję blokadę zgodnie z obiegiem Magazyn dostaje konkretne pytanie, a dział płatności widzi, dlaczego dokument czeka.
- Przekazuję fakturę dalej, bo zgadza się z zamówieniem
- W tym obiegu potrzebne jest także potwierdzenie przyjęcia, więc rozbieżność pozostanie nierozwiązana.
- Sprawdzam przyjęcie obu partii i zapisuję blokadę zgodnie z obiegiem
- Magazyn dostaje konkretne pytanie, a dział płatności widzi, dlaczego dokument czeka.
- Zmieniam zapis przyjęcia według faktury
- Powstałoby potwierdzenie dostawy, której magazyn jeszcze nie zweryfikował.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Którego potwierdzenia potrzebujesz od magazynu?
- Zapisu o przyjęciu drugiej partii
- Kopii zamówienia zakupu
- Zgody dostawcy na zmianę statusu
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Zapisu o przyjęciu drugiej partii. Potwierdzenie planu dostawy nie potwierdza jej wykonania.
Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6
Wyjaśnij częściową dostawę
Ustal, czy towar dotarł i czeka na zapis, czy jeszcze jest w drodze. Jeśli istnieje dopuszczony sposób obsługi częściowej, sprawdź jego warunki przed przekazaniem dokumentu.
- Co zrobić najpierwZapytaj magazyn
- Co zrobić dalejSprawdź obieg
- Jak zakończyćUstal następny krok
Przykład z pracy
Magazyn odpowiada, że druga partia ma przyjechać za dwa dni.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz pytanie do zakupów i wpis do kolejki wyjątków. Podaj dokument oraz oczekiwane potwierdzenie.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co umożliwia ponowne sprawdzenie faktury?
- Samo upłynięcie dwóch dni
- Potwierdzenie przyjęcia albo inna decyzja przewidziana w obiegu
- Ponowne otrzymanie tego samego skanu
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Potwierdzenie przyjęcia albo inna decyzja przewidziana w obiegu. Ponowną kontrolę uruchamia nowy fakt albo uzgodniona decyzja.
Faktura, zamówienie i przyjęcie obok siebie
| Pozycja PO-81 | Zamówienie | Zapis magazynu | Faktura FV-448 |
|---|---|---|---|
| Pierwsza partia | Zamówiona | Przyjęta | Na fakturze |
| Druga partia | Zamówiona | Brak przyjęcia | Na fakturze |
W drugiej pozycji zgadzają się zamówienie i faktura, ale brakuje potwierdzenia magazynu. W obiegu wymagającym zgodności trzech dokumentów to powód, żeby wyjaśnić różnicę przed przekazaniem faktury do płatności.
Sprawdź się w tej sytuacji
Dopisz, kto odpowiada za potwierdzenie drugiej partii i co zapiszesz w kolejce, jeśli dostawa jest jeszcze w drodze.