Sekretarz / sekretarka szkoły
Prowadzi korespondencję, przyjmuje wnioski uczniów i absolwentów oraz pomaga dyrekcji w codziennej organizacji szkoły. W kursie przećwiczysz obsługę wniosku o duplikat świadectwa w szkole muzycznej.
Zobacz, co wykonasz na koniec ↓
Jak znaleźć właściwe świadectwo po reorganizacji szkół
We wniosku S-31 podano adres budynku i rok 2018. W budynku działały dwie szkoły muzyczne. Jedna zmieniła nazwę, a w wykazach są podobne nazwiska.
- Rozpoznaj sprawęPrzyjmij sprawę
- Podejmij decyzjęUstal wystawcę i źródło
- Wyjaśnij decyzjęPrzekaż do zatwierdzenia
Jak zacząć, jeśli dopiero poznajesz ten zawód?
Poproś o przejście przez jedną sprawę od wpływu do odbioru. Zobacz rejestr, katalog akt, zatwierdzone formularze i zasady kontaktu z osobą uprawnioną do odbioru.
W pierwszej lekcji przećwiczysz „Rozpoznaj, czego potrzebuje rozmówca”. Zapisz swoją odpowiedź krótko, tak jakby miała przeczytać ją osoba przejmująca pracę.
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- Rejestr wpływu
- Lista otrzymanych spraw z numerem, datą i statusem.
- Wystawca
- Szkoła lub inna instytucja, która wydała pierwotny dokument.
- Dokumentacja przebiegu nauczania
- Materiały szkoły zapisujące przebieg i wyniki nauki.
- Duplikat
- Dokument przygotowany na podstawie przepisów i dokumentacji po utracie oryginału.
- Pokwitowanie
- Potwierdzenie, kto i kiedy odebrał dokument.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „Proszę podać przybliżony rok ukończenia i nazwę szkoły z tego okresu.”
- Zawęża wyszukiwanie właściwych akt.
- „Mam wniosek S-31. Sprawdzamy, kto wystawił dokument i gdzie są akta.”
- Podaje numer i następny krok.
- „W uzgodnionym kanale podam, jak uzupełnić wniosek i odebrać dokument.”
- Wyjaśnia przebieg bez obiecywania niepotwierdzonego terminu.
Podstawy · Lekcja 1 z 6
Rozpoznaj, czego potrzebuje rozmówca
Przyjmij prośbę i ustal, czy chodzi o świadectwo ukończenia, dokument z konkretnej klasy lub inny druk. Wyjaśnij, jak złożyć wniosek zgodnie z zasadami szkoły.
- Co zrobić najpierwProśba
- Co zrobić dalejRodzaj dokumentu
- Jak zakończyćWniosek
Przykład z pracy
Absolwent mówi „potrzebuję papieru ze szkoły”, a dokument ma potwierdzić ukończenie.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz dwa pytania, które pomogą rozpoznać sprawę i wystawcę.
Jak znaleźć właściwe świadectwo po reorganizacji szkół
Rozpoznaj sprawę
We wniosku S-31 podano adres budynku i rok 2018. W budynku działały dwie szkoły muzyczne. Jedna zmieniła nazwę, a w wykazach są podobne nazwiska.
Zapisz, co już wiadomo i jakiej jednej informacji brakuje, żeby wykonać krok „Przyjmij sprawę”. Zachowaj odpowiedź do kolejnej części.
Porównaj punkt wyjścia
Najpierw ustal, czy chodzi o świadectwo ukończenia. Połącz ten typ dokumentu i rok z historycznym wykazem oraz szkołą, która go wydała.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co warto ustalić podczas pierwszego kontaktu?
- Wyłącznie datę aktualnego telefonu
- Rodzaj dokumentu, szkołę i przybliżony rok wydania
- Nazwisko dyrektorki z obecnej strony
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Rodzaj dokumentu, szkołę i przybliżony rok wydania. Dane o dokumencie pozwalają odszukać właściwy rejestr i formularz.
Podstawy · Lekcja 2 z 6
Nadaj sprawie numer
Zapisz datę wpływu, przedmiot i kolejne działanie. W rejestrze pozostaw zakres danych potrzebny do znalezienia sprawy, a załączniki trzymaj w przyjętym obiegu.
- Co zrobić najpierwWpływ
- Co zrobić dalejNumer sprawy
- Jak zakończyćStatus
Przykład z pracy
Wniosek S-31 pojawia się w skrzynce sekretariatu, potem absolwent dzwoni z uzupełnieniem.
Ćwiczenie praktyczne
Sporządź krótki wpis z datą, przedmiotem i statusem.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Jak połączysz późniejszy kontakt z wnioskiem?
- Po samym temacie wiadomości
- Po kolejności połączeń tego dnia
- Po numerze sprawy i uzgodnionym identyfikatorze w rejestrze
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Po numerze sprawy i uzgodnionym identyfikatorze w rejestrze. Spójny numer pozwala znaleźć dokumenty również innej osobie w sekretariacie.