Sekretarz / sekretarka szkoły — Praca krok po kroku
Jak znaleźć właściwe świadectwo po reorganizacji szkół
Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6
Znajdź właściwego wystawcę
Porównaj nazwę szkoły i rodzaj dokumentu z wykazem z odpowiedniego roku. Sprawdź też, gdzie przechowywane są akta po zmianie organizacji szkoły.
- Co zrobić najpierwRok
- Co zrobić dalejWykaz
- Jak zakończyćAkta właściwej szkoły
Przykład z pracy
W budynku były dwie placówki, a nazwa wniosku przypomina nazwę zespołu szkół.
Ćwiczenie praktyczne
Wybierz pola pomagające powiązać S-31 z odpowiednią szkołą.
Jak znaleźć właściwe świadectwo po reorganizacji szkół
Podejmij decyzję
Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.
Pokaż przykładową reakcję
Uzupełniam wniosek o typ dokumentu, wskazuję dwa możliwe wykazy i proszę archiwum o sprawdzenie właściwego zapisu. Absolwent wie, czego dotyczy sprawdzenie. Sekretariat potrafi przekazać sprawę kolejnej osobie bez ujawniania cudzych danych.
- Używam pierwszego podobnego nazwiska
- Wpis może dotyczyć innego absolwenta lub dokumentu.
- Potwierdzam szkołę, typ świadectwa i właściwy wpis
- Sekretariat zachowuje spójność numeru sprawy i odnalezionych akt.
- Obiecuję duplikat na dziś z obecnego wykazu
- Trzeba jeszcze odszukać dokumentację i zastosować właściwy obieg.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co najlepiej potwierdzi wystawcę?
- Wykaz z właściwego roku i zapis dotyczący konkretnego dokumentu
- Sam adres budynku
- Pierwsza nazwa ze strony szkoły
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Wykaz z właściwego roku i zapis dotyczący konkretnego dokumentu. Ten sam adres może wskazywać kilka placówek lub inny okres działalności.
Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6
Sprawdź powiązanie wniosku z aktami
Porównaj dane wniosku z właściwą dokumentacją bez ujawniania informacji o innych uczniach. Odnotuj sprzeczność i użyj uprawnionego kanału do wyjaśnienia.
- Co zrobić najpierwWniosek
- Co zrobić dalejPorównanie
- Jak zakończyćPotwierdzenie
Przykład z pracy
W dwóch aktach widnieją podobne nazwiska, a jeden wpis dotyczy świadectwa klasowego.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj wpis, w którym oddzielisz ustalenia od danych potrzebnych do potwierdzenia.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co zrobisz z dwoma podobnymi wpisami?
- Wybierzesz pierwszy z listy
- Ustalisz dodatkową cechę dokumentu i sprawdzisz ją we właściwych aktach
- Wyślesz oba wpisy absolwentowi do wyboru
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Ustalisz dodatkową cechę dokumentu i sprawdzisz ją we właściwych aktach. Wybór musi wynikać z dokumentacji sprawy i chronić dane pozostałych osób.
Jak znaleźć właściwe świadectwo po reorganizacji szkół
| Źródło lub miejsce | Co wiadomo | Kolejny krok |
|---|---|---|
| Wniosek S-31 | Adres, rok i prośba o duplikat | Potwierdź, jakiego świadectwa dotyczy sprawa |
| Wykaz dla placówek A i B | Dwa wykazy z 2018 r. | Poszukaj wpisu w powiązaniu ze szkołą i dokumentem |
| Dokument zmiany nazwy | Łączy dawną nazwę z obecnym zespołem | Ustal, kto przechowuje akta i prowadzi sprawę |
Dawny adres wskazuje budynek. Dopiero odpowiedni wpis i inne informacje z dokumentacji pozwalają ustalić szkołę i właściwy dokument. Wydanie wymaga również potwierdzenia uprawnienia odbiorcy.
Sprawdź się w tej sytuacji
Sprawdź, czy notatka zawiera odnośnik do właściwych akt i kolejny krok. Przeczytaj informację dla absolwenta i upewnij się, że nie zawiera danych innych osób.
ELI · świadectwa i duplikaty w publicznych szkołach artystycznych