Goniec — obieg korespondencji papierowej — Trudniejsze sytuacje
Jedno pokwitowanie i jeden zamknięty pokój
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Wyjaśnij różnicę w numerze
Porównaj podpisany dokument z wpisem kancelarii. Przekaż różnicę osobie uprawnionej do potwierdzenia prawidłowego zapisu.
- Co zrobić najpierwPokwitowanie
- Co zrobić dalejRóżnica
- Jak zakończyćUzgodnienie
Przykład z pracy
Pokwitowanie P-62 zawiera omyłkę w numerze.
Ćwiczenie praktyczne
Ułóż jedno zdanie o tym, co wymaga potwierdzenia.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co trzeba zachować po wyjaśnieniu?
- Zmieniony numer bez informacji o podstawie
- Tylko wspomnienie o telefonie
- Ślad źródła, różnicy i uzgodnienia
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Ślad źródła, różnicy i uzgodnienia. Kancelaria może odtworzyć przebieg wyjaśnienia.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Rozlicz trasę z kancelarią
Dla każdej pozycji podaj potwierdzony wynik lub otwartą czynność. Zwróć nieprzekazane pisma według zasad instytucji.
- Co zrobić najpierwSpis
- Co zrobić dalejWyniki
- Jak zakończyćPrzekazanie
Przykład z pracy
P-63 ma odrębny wynik. P-62 wymaga sprawdzenia zapisu.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz osobno oba stany i właściciela dalszej czynności.
Jedno pokwitowanie i jeden zamknięty pokój
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Jedno pokwitowanie i jeden zamknięty pokój”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Pracowniczka sąsiedniej komórki
- Może Pan zostawić P-63 u nas. Zwykle przekazujemy sobie pocztę.
- Goniec
- Sprawdzę z kancelarią, kto może przyjąć to pismo. Pokwitowanie dla P-62 mam już zapisane.
- Pracowniczka
- Jeśli odbiór ma przejąć ktoś u nas, proszę podać wyznaczoną osobę.
- Goniec
- Uzgodnię to z kancelarią i zapiszę osobny wynik dla P-63.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Sprawdzam możliwość przekazania i rozliczam każdą pozycję osobno
Kancelaria otrzymuje potwierdzony wynik dla obu pism.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Jak opiszesz pozycję, której nie udało się przekazać?
Podam identyfikator, zaobserwowaną przeszkodę i sposób zwrotu lub dalszego uzgodnienia.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Po czym widać rozliczenie obiegu?
- Każde pismo ma przypisany stan i podstawę
- Jest jeden wspólny wpis o zakończeniu
- Przekazano ostatnią kopertę z trasy
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Każde pismo ma przypisany stan i podstawę. Wykaz powinien wyjaśniać los wszystkich pozycji.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Jedno pokwitowanie i jeden zamknięty pokój” w zadaniu rekrutacyjnym.
Masz dwie koperty z tego samego wykazu. Dla P-62 masz pokwitowanie. Pokój odbiorcy P-63 jest zamknięty. Ułóż dwa wpisy i krótką wiadomość do kancelarii.
- Odbierz i porównaj
- Przekaż właściwemu odbiorcy
- Rozlicz obieg
Pokaż kryteria wykonania
- Łączysz pokwitowanie z właściwym identyfikatorem.
- Zapisujesz zaobserwowany stan dla otwartej pozycji.
- Przekazujesz kancelarii wynik oraz pismo zgodnie z instrukcją.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Co sprawdzisz przed rozpoczęciem obiegu?
Liczbę pozycji, oznaczenia, miejsca przekazania i sposób potwierdzenia.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Odbierz i porównaj. Sprawdź oznaczenia, odbiorców i instrukcję dla każdej pozycji.
- Przekaż właściwemu odbiorcy. Zastosuj przyjęty sposób potwierdzenia lub odnotuj przeszkodę.
- Rozlicz obieg. Zestaw wpisy przekazania, pokwitowania i zwrócone pisma.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.