Naczelnik / kierownik wydziału
Organizuje pracę wydziału, sprawdza terminy i kieruje dokumenty do właściwych osób. Przećwiczysz działanie, gdy odpowiedź potrzebna do wydania decyzji się opóźnia.
Zobacz, co wykonasz na koniec ↓
Opóźniona odpowiedź między wydziałami
Wydział ma kompletną sprawę A. W sprawie B brakuje informacji od innej komórki, a rejestr sygnalizuje zbliżający się termin.
- Rozpoznaj sprawęUporządkuj akta
- Podejmij decyzjęSprawdź ścieżkę terminu
- Wyjaśnij decyzjęPrzekaż czynności
Jak zacząć, jeśli dopiero poznajesz ten zawód?
Otwórz instrukcję obiegu dokumentów, regulamin i przykładowe akta. Prześledź drogę jednej sprawy od wpływu do wysyłki.
W pierwszej lekcji przećwiczysz „Poznaj pracę naczelnika”. Zapisz swoją odpowiedź krótko, tak jakby miała przeczytać ją osoba przejmująca pracę.
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- Wpływ
- Zarejestrowane otrzymanie pisma lub wniosku przez urząd.
- Akta sprawy
- Dokumenty i zapisy pozwalające odtworzyć przebieg sprawy.
- Upoważnienie
- Umocowanie do określonej czynności, np. podpisu w imieniu organu.
- Termin załatwienia
- Termin właściwy dla danego postępowania, uwzględniający reguły jego biegu.
- Zawiadomienie o zwłoce
- Pismo organu związane z niezałatwieniem sprawy w terminie, o treści określonej w przepisach.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „W aktach nadal brakuje odpowiedzi z drugiego wydziału.”
- Wskazujesz konkretną zależność do sprawdzenia.
- „Sprawdźmy termin tej sprawy i właściwe upoważnienie.”
- Ustalasz warunki zanim obiecasz podpis lub datę.
- „O której wrócisz ze statusem odpowiedzi i kompletem dokumentów?”
- Pytasz o moment ponownej oceny, którym kieruje wydział.
Podstawy · Lekcja 1 z 6
Poznaj pracę naczelnika
Naczelnik organizuje pracę wydziału, przydziela sprawy i sprawdza ścieżkę dokumentów. Poszczególne czynności należą do osób właściwych według regulaminu i upoważnień.
- Co zrobić najpierwZgłoszenie
- Co zrobić dalejOdpowiedzialność
- Jak zakończyćPodpis
Przykład z pracy
W wydziale czeka kompletna A i niekompletna B.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz czynność prowadzącego i osobno możliwe działanie kierownika.
Opóźniona odpowiedź między wydziałami
Rozpoznaj sprawę
Wydział ma kompletną sprawę A. W sprawie B brakuje informacji od innej komórki, a rejestr sygnalizuje zbliżający się termin.
Zapisz, co już wiadomo i jakiej jednej informacji brakuje, żeby wykonać krok „Uporządkuj akta”. Zachowaj odpowiedź do kolejnej części.
Porównaj punkt wyjścia
Ustal faktyczny termin, zakres niezbędnych danych i działanie wymagane w razie zwłoki. Wyznacz osobę do każdego sprawdzenia.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Jak ustalisz właściwą osobę do podpisu?
- Wybierzesz autora ostatniego e-maila
- Sprawdzisz upoważnienia dla danej czynności
- Zapytasz wyłącznie o staż pracy referenta
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Sprawdzisz upoważnienia dla danej czynności. Podpis i przygotowanie akt mogą należeć do różnych osób.
Podstawy · Lekcja 2 z 6
Sprawdź stan akt
Otwórz rejestr i zobacz, czy wskazane dokumenty faktycznie są w aktach. Zanotuj, które pliki mają znaczenie dla kolejnego kroku.
- Co zrobić najpierwAkta
- Co zrobić dalejBrak
- Jak zakończyćStatus
Przykład z pracy
Komplet A potwierdzono w rejestrze. B oczekuje na odpowiedź.
Ćwiczenie praktyczne
Opisz oba stany prostym zdaniem.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co wpiszesz dla B?
- Wniosek do natychmiastowego podpisu
- Brak działania w całym wydziale
- Oczekiwanie na określoną informację od wskazanej komórki
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Oczekiwanie na określoną informację od wskazanej komórki. Status konkretnej sprawy powinien jasno pokazywać przyczynę zatrzymania.