Naczelnik / kierownik wydziału — Trudniejsze sytuacje
Opóźniona odpowiedź między wydziałami
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Oceń niepełną odpowiedź
Sam wpływ odpowiedzi nie potwierdza kompletności. Sprawdź, czy pismo zawiera załącznik, na który się powołuje, i czego potrzeba do dalszej czynności.
- Co zrobić najpierwWpływ
- Co zrobić dalejZawartość
- Jak zakończyćStatus
Przykład z pracy
Odpowiedź w B jest bez podpisanego załącznika.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz, co wpłynęło i jaka część pozostaje do uzupełnienia.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Jak oznaczysz stan B?
- Dokumentacja kompletna na podstawie tematu wiadomości
- Całkowity brak odpowiedzi
- Wpłynęła odpowiedź, brakuje wskazanego załącznika
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Wpłynęła odpowiedź, brakuje wskazanego załącznika. Opis powinien odzwierciedlać faktyczny stan dokumentów.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Przygotuj dalsze pismo i kontrolę
Zależnie od stanu sprawy i podstawy terminu zleć poprawne pismo, sprawdź podpis i ustaw kontrolę. Ustal to z osobą prowadzącą.
- Co zrobić najpierwOcena
- Co zrobić dalejCzynność
- Jak zakończyćŚlad w aktach
Przykład z pracy
B wymaga oceny zwłoki i dalszego kontaktu.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj zapis czynności, właściciela i termin ponownej oceny.
Opóźniona odpowiedź między wydziałami
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Opóźniona odpowiedź między wydziałami”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Naczelniczka
- Który dokument blokuje B i kiedy sprawdzono akta?
- Referent
- Brakuje informacji z drugiego wydziału. Sprawa A jest kompletna.
- Naczelniczka
- Przekaż A do rozpatrzenia. W B sprawdź podstawę terminu i przygotuj projekt dalszego pisma, jeśli trzeba.
- Referent
- Wpiszę godzinę ponownej kontroli i sprawdzę, kto ma upoważnienie do podpisu.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Wysyłam A do właściwej czynności, a dla B sprawdzam podstawę terminu i możliwą zwłokę.
Gotowa praca rusza, a ryzyko ma opiekuna i termin.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Co robisz, gdy jednocześnie masz sprawę kompletną i sprawę z ryzykiem opóźnienia?
Deleguję właściwe kroki dla obu. Kompletną kieruję do rozpatrzenia, a zagrożoną sprawdzam pod kątem dowodów i terminu.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co pozwoli sprawdzić, czy działanie wykonano?
- Wpis w aktach, osoba odpowiedzialna i data kontroli
- Samo ustne przypomnienie
- Skasowanie alertu bez zapisu
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Wpis w aktach, osoba odpowiedzialna i data kontroli. Następna osoba widzi przebieg i podstawę działania.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Opóźniona odpowiedź między wydziałami” w zadaniu rekrutacyjnym.
Sprawa A jest kompletna. W B zbliża się termin, a opinia jeszcze nie wpłynęła. Ułóż plan na jeden dzień i wskaż, kto sprawdza przygotowane pismo.
- Uporządkuj akta
- Sprawdź ścieżkę terminu
- Przekaż czynności
Pokaż kryteria wykonania
- Podaj oddzielną czynność dla A i B.
- Sprawdź właściwą regułę terminu i upoważnienia.
- Zapisz moment ponownej kontroli.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Czy kierownik może uznać termin za wydłużony, gdy inny wydział się spóźnia?
Sprawdzę właściwe przepisy i stan sprawy. Jeśli trzeba wykonać czynności związane ze zwłoką, skieruję pismo do osoby uprawnionej zgodnie z procedurą.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Uporządkuj akta. Odróżnij sprawy kompletne od tych wymagających dokumentu.
- Sprawdź ścieżkę terminu. Ustal reguły sprawy, osobę prowadzącą i możliwą zwłokę.
- Przekaż czynności. Wskaż potrzebne pismo, właściwy podpis i moment kontroli.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.