Kierownik agencji ochrony mienia i osób — Trudniejsze sytuacje
Rozszerzenie kontraktu i otwarta pozycja na fakturze
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Przekaż otwartą pozycję zastępcy
Zapisz dowód, pytanie do sprawdzenia i stan rozliczenia przed przekazaniem.
- Co zrobić najpierwBrak
- Co zrobić dalejDowód
- Jak zakończyćOdpowiedzialność
Przykład z pracy
Osoba potwierdzająca wykonanie jest nieobecna.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz przekazanie z jednym punktem do weryfikacji.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co musi wiedzieć zastępca?
- Jaki był ogólny obrót klienta.
- Kto sporządził grafik innych firm.
- Której pozycji brakuje i na jakiej podstawie ją sprawdzić.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Której pozycji brakuje i na jakiej podstawie ją sprawdzić.. Dokładny ślad ogranicza opóźnienia i pomyłki.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Zamknij rozbieżność w dokumentach
Uzupełnij zatwierdzony okres, dowód wykonania i właściwą kwotę. Powiadom osoby rozliczające o rozstrzygnięciu.
- Co zrobić najpierwUstalenie
- Co zrobić dalejKorekta
- Jak zakończyćZamknięcie
Przykład z pracy
Potwierdzono krótszy zakres i skorygowano pozycję.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj krótką notatkę z przyczyną korekty.
Rozszerzenie kontraktu i otwarta pozycja na fakturze
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Rozszerzenie kontraktu i otwarta pozycja na fakturze”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Klient
- Chcielibyśmy przedłużyć usługę. Termin i budżet omówimy jeszcze z zarządem.
- Kierowniczka
- Zapiszę prośbę i przekażę warunki do ustalenia. Obecny zakres pozostaje w zestawieniu.
- Osoba rozliczająca
- W prognozie jest już dodatkowa pozycja. Czy mam ją przenieść na fakturę?
- Kierowniczka
- Oznacz ją do wyjaśnienia. Wrócimy do niej po uzgodnieniu i sprawdzeniu wykonania.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Oznaczam wniosek jako otwarty i weryfikuję zmianę z osobami, które mogą ją potwierdzić.
Pozycja może zostać poprawnie rozliczona po ustaleniu podstawy.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Czy wewnętrzny raport wystarczy, żeby doliczyć dodatkową usługę?
Porównam raport z warunkami umowy, akceptacją i dowodem wykonania. Otwartą pozycję najpierw wyjaśnię.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Kiedy zamkniesz wyjaśnienie?
- Gdy ustalenia, wykonanie i rozliczenie są spójne.
- Z chwilą pierwszego telefonu.
- Gdy dokument wysłano do innego zespołu.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Gdy ustalenia, wykonanie i rozliczenie są spójne.. Zamknięta pozycja ma ślad pozwalający ją sprawdzić.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Rozszerzenie kontraktu i otwarta pozycja na fakturze” w zadaniu rekrutacyjnym.
Administracja klienta proponuje wydłużenie okresu usługi. Warunki ceny są otwarte, a zestawienie miesiąca zawiera już dodatkową pozycję. Przygotuj odpowiedź, kartę zmiany i decyzję, jak opisać pozycję w rozliczeniu.
- Odczytaj zakres usługi
- Skieruj zmianę do zatwierdzenia
- Sprawdź dokumenty miesiąca
Pokaż kryteria wykonania
- Rozróżniono zakres obecny i proponowany.
- Wskazano osobę uprawnioną do akceptacji.
- Status rozliczenia ma dokument źródłowy.
- Odpowiedź podaje termin następnego kontaktu.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Klient prosi ustnie o pracę wykraczającą poza umowę. Jak zareagujesz?
Sprawdzę warunki dokumentowania zmiany, wyjaśnię zakres i skieruję propozycję do uprawnionych osób.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Odczytaj zakres usługi. Porównaj umowę z wnioskiem klienta.
- Skieruj zmianę do zatwierdzenia. Ustal okres, cenę, odpowiedzialność i sposób akceptacji.
- Sprawdź dokumenty miesiąca. Zestaw umowę, uzgodnienie i odbiór przed rozliczeniem.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.