Kierownik kancelarii prawnej
Kierownik kancelarii prawnej organizuje pracę biura, przyjęcia nowych spraw i obieg dokumentów. Na przykładzie pilnego telefonu nauczysz się odróżnić zgłoszenie klienta od decyzji o podjęciu sprawy.
Zobacz, co wykonasz na koniec ↓
Pilne zgłoszenie przed przyjęciem sprawy
Osoba dzwoni w czwartek i mówi, że w piątek mija termin. Nazwa drugiej strony jest podobna do nazwy jednego z klientów kancelarii. Rozmówca chce już wysłać całą dokumentację.
- Rozpoznaj sprawęPrzyjmij minimum danych
- Podejmij decyzjęSkieruj do sprawdzenia
- Wyjaśnij decyzjęPrzekaż decyzję organizacyjną
Jak zacząć, jeśli dopiero poznajesz ten zawód?
Przejdź z sekretariatem przez przykładową kartę kontaktu. Ustal, kto ocenia konflikt, kto sprawdza terminy i gdzie trafiają dokumenty, gdy ścieżka przyjęcia jest jeszcze otwarta.
W pierwszej lekcji przećwiczysz „Odróżnij zgłoszenie od przyjęcia sprawy”. Zapisz swoją odpowiedź krótko, tak jakby miała przeczytać ją osoba przejmująca pracę.
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- Zgłoszenie
- Pierwsza prośba o kontakt lub zajęcie się sprawą.
- Konflikt interesów
- Sytuacja, w której interesy lub inne obowiązki mogą przeszkadzać prawnikowi w niezależnym działaniu na rzecz klienta.
- Tajemnica zawodowa
- Obowiązek ochrony informacji uzyskanych przez prawnika w związku z udzielaniem pomocy.
- Termin zgłoszony
- Data przekazana przez rozmówcę, która wymaga weryfikacji przez osobę prowadzącą.
- Potwierdzenie przyjęcia sprawy
- Informacja o przyjętym zakresie współpracy po przejściu wymaganych ustaleń.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „„Na tym etapie proszę o dane stron potrzebne do sprawdzenia zgłoszenia.””
- Prośba ogranicza przepływ poufnych materiałów.
- „„Zapisuję datę, którą Pan podaje. Prawnik musi jeszcze ją zweryfikować.””
- Oddzielasz deklarację rozmówcy od wyliczenia terminu.
- „„Potwierdzam wpływ wiadomości. O decyzji w sprawie współpracy poinformujemy osobno.””
- Klient rozumie, jaki skutek ma pierwszy kontakt.
Podstawy · Lekcja 1 z 6
Odróżnij zgłoszenie od przyjęcia sprawy
Po telefonie odnotuj, że kancelaria dostała prośbę. Decyzję o zakresie współpracy komunikuje po sprawdzeniach.
- Co zrobić najpierwKontakt
- Co zrobić dalejZgłoszenie
- Jak zakończyćStatus
Przykład z pracy
Rozmówca chce od razu potwierdzić wysyłkę pisma.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz zdanie potwierdzające jedynie odbiór zgłoszenia.
Pilne zgłoszenie przed przyjęciem sprawy
Rozpoznaj sprawę
Osoba dzwoni w czwartek i mówi, że w piątek mija termin. Nazwa drugiej strony jest podobna do nazwy jednego z klientów kancelarii. Rozmówca chce już wysłać całą dokumentację.
Zapisz, co już wiadomo i jakiej jednej informacji brakuje, żeby wykonać krok „Przyjmij minimum danych”. Zachowaj odpowiedź do kolejnej części.
Porównaj punkt wyjścia
Kierownik biura nadaje priorytet i zbiera niezbędne dane. Rozstrzygnięcie konfliktu i terminu należy do prawnika.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co możesz potwierdzić po pierwszym telefonie?
- Że pismo zostało złożone.
- Że kancelaria otrzymała zgłoszenie.
- Że sprawa na pewno jest przyjęta.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Że kancelaria otrzymała zgłoszenie.. Każdy komunikat odpowiada rzeczywistemu stanowi sprawy.
Podstawy · Lekcja 2 z 6
Zbierz dane stron potrzebne do oceny
Poproś o pełną nazwę strony i kontrahenta w zakresie potrzebnym do sprawdzenia. Ustal kanał kontaktu z biurem.
- Co zrobić najpierwStrony
- Co zrobić dalejIdentyfikacja
- Jak zakończyćOcena
Przykład z pracy
Druga strona ma nazwę podobną do podmiotu z rejestru.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz dwie rzeczy, których jeszcze warto się dowiedzieć.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co zrobić z podobną nazwą?
- Usunąć ją z notatki, bo nie jest identyczna.
- Od razu stwierdzić konflikt bez weryfikacji.
- Ustalić tożsamość podmiotu i przekazać ocenę prawnikowi.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Ustalić tożsamość podmiotu i przekazać ocenę prawnikowi.. Podobieństwo nazwy jest sygnałem do sprawdzenia.