Kierownik kancelarii prawnej — Trudniejsze sytuacje
Pilne zgłoszenie przed przyjęciem sprawy
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Zorganizuj zastępstwo
Sprawdź osobę wyznaczoną do zastępstwa. Przekaż jej status konfliktu, źródło daty i obiecany termin kontaktu.
- Co zrobić najpierwZmiana
- Co zrobić dalejZastępstwo
- Jak zakończyćWeryfikacja
Przykład z pracy
Radczyni jest niedostępna, a rozmówca zmienia datę z piątku na czwartek.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz krótką notatkę służbową ze zmianą i następną czynnością.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co dopisać przy zmianie zgłoszonej daty?
- Tylko najpóźniejszą z dat.
- Wyłącznie osobę, która odebrała telefon.
- Nową datę, źródło i informację o konieczności sprawdzenia.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Nową datę, źródło i informację o konieczności sprawdzenia.. Ślad zmiany pomaga zachować właściwy priorytet.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Zamknij obieg pierwszego kontaktu
Po decyzji podaj status współpracy i właściwy dalszy kanał. Zachowaj ślad tego, co klient otrzymał.
- Co zrobić najpierwDecyzja
- Co zrobić dalejInformacja
- Jak zakończyćZapis
Przykład z pracy
Prawnik potwierdza wyłącznie możliwość oddzwonienia po dodatkowych ustaleniach.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz wiadomość i wskaż, kiedy sprawdzić jej wynik.
Pilne zgłoszenie przed przyjęciem sprawy
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Pilne zgłoszenie przed przyjęciem sprawy”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Rozmówca
- Podobno mam czas do piątku. Czy już zajmiecie się pismem?
- Kierowniczka biura
- Zapiszę zgłoszenie i wskazaną datę. Proszę na razie o potwierdzenie pełnych nazw stron.
- Radczyni prawna
- Sprawdzę osoby i podmioty według rejestru oraz ustalę, co trzeba zobaczyć, żeby ocenić termin.
- Kierowniczka biura
- Wrócimy z informacją o możliwości przyjęcia. Wdrożę zastępstwo do kontaktu, jeśli będę niedostępna.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Zapisuję strony i datę, szybko przekazuję zgłoszenie radcy i wyjaśniam rozmówcy obecny status.
Prawnik ma dane do sprawdzenia, a rozmówca wie, że decyzja jeszcze nie zapadła.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Jak zarządzasz niepotwierdzonym terminem?
Zapisuję źródło daty i status, przydzielam weryfikację oraz przekazuję ustalenie następcy, jeśli zmienia się obsada.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co oznacza potwierdzenie oddzwonienia?
- Uzgodniono kontakt, a przyjęcie sprawy nadal wymaga decyzji.
- Kancelaria została już pełnomocnikiem.
- Można pominąć zapis w rejestrze.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Uzgodniono kontakt, a przyjęcie sprawy nadal wymaga decyzji.. Obieg kończy się decyzją lub konkretnym przekazaniem dalej.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Pilne zgłoszenie przed przyjęciem sprawy” w zadaniu rekrutacyjnym.
Dzwoni osoba, która wskazuje piątek jako termin i wymienia kontrahenta podobnego z nazwy do jednego z klientów. Przygotuj kartę zgłoszenia, krótką odpowiedź i sposób przekazania sprawy osobie uprawnionej.
- Przyjmij minimum danych
- Skieruj do sprawdzenia
- Przekaż decyzję organizacyjną
Pokaż kryteria wykonania
- W karcie są tylko potrzebne dane.
- Termin ma wskazane źródło i status weryfikacji.
- Ocena konfliktu trafia do uprawnionego prawnika.
- Odpowiedź wyjaśnia, czy sprawa została przyjęta.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Co odpowiesz osobie, która podczas pierwszego telefonu żąda zapewnienia, że kancelaria wyśle pismo?
Potwierdzę odbiór informacji, zgłoszę pilność prawnikowi i jasno podam, że decyzja o podjęciu sprawy jeszcze nie zapadła.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Przyjmij minimum danych. Zarejestruj zgłoszenie, strony i datę podaną przez klienta.
- Skieruj do sprawdzenia. Uprawniony prawnik ocenia konflikt i weryfikuje termin.
- Przekaż decyzję organizacyjną. Po uzyskaniu wyniku podaj klientowi jasny kolejny krok i wskaż bezpieczny kanał.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.