Sektor publiczny Ścieżka zawodowa

Kierownik archiwum

Kierownik archiwum organizuje przyjmowanie, ewidencję i udostępnianie dokumentacji. Przećwicz odbiór partii akt, w której spis różni się od oznaczeń opakowań.

Rozpocznij kurs Zobacz program · 6 lekcji

Praca w trzech krokach

Porównaj wykaz i dokumentację
Zapisz rozbieżność
Zatwierdź wynik

Na czym polega praca?

Porównaj wykaz i dokumentację: Sprawdź oznaczenia, stan i zgodność z instrukcją.
Zapisz rozbieżność: Ustal partię, osobę do wyjaśnienia i termin.
Zatwierdź wynik: Uzupełnij ewidencję po rzeczywistym potwierdzeniu.

Kod zawodu KZiS 134907

Z jakich narzędzi korzystasz?

Przykładowe programy, dokumenty i wyposażenie. Konkretny zestaw zależy od miejsca pracy.

Instrukcja archiwalna: Określa zasady przyjmowania, ewidencji i przechowywania dokumentacji w jednostce.
Spis zdawczo-odbiorczy: Wykazuje dokumentację przekazywaną z komórki do archiwum.
Rejestr rozbieżności: Łączy brak lub błąd z konkretną partią oraz osobą do ustalenia.
Ewidencja i system udostępnień: Pozwalają ustalić stan przyjęcia i udostępnić dokumentację właściwemu odbiorcy.

Jakich umiejętności potrzebujesz?

Umiejętności twarde

Nadzór nad przyjmowaniem akt
Weryfikacja spisów dokumentacji
Kontrola ewidencji
Nadzór nad udostępnianiem
Rozliczanie braków z jednostką

Na początek: Narysuj dwa kroki przed wpisem do ewidencji.

Umiejętności miękkie

Przećwicz, jak powiedzieć to w pracy:

„„W spisie jest teczka A-3, ale nie zgadza się oznaczenie opakowania.””
„„Ustalmy, które wpisy możemy potwierdzić zgodnie z instrukcją.””

Program kursu

Zacznij od pierwszej lekcji lub wybierz temat. W każdym rozdziale znajdziesz przykład, schemat i ćwiczenie.

Podstawy

Praca krok po kroku

Trudniejsze sytuacje

Kompendium zawodu

Pojęcia w pracy

Spis zdawczo-odbiorczy: Uporządkowany wykaz dokumentacji przekazywanej do archiwum.
Jednostka archiwalna: Wydzielona jednostka dokumentacji, np. teczka ujęta w ewidencji.
Sygnatura: Znak pozwalający odnaleźć dokumentację w przyjętym systemie.
Partia: Zestaw dokumentacji przekazywanej w ramach jednego odbioru.
Rozbieżność: Różnica między spisem, oznaczeniem lub stanem stwierdzonym przy przekazaniu.

Zwroty w typowych sytuacjach

„„W spisie jest teczka A-3, ale nie zgadza się oznaczenie opakowania.””: Podajesz konkretną różnicę bez zgadywania zawartości.
„„Ustalmy, które wpisy możemy potwierdzić zgodnie z instrukcją.””: Rozdzielasz statusy w ramach właściwego obiegu.
„„Kto po stronie przekazującej odniesie się do spisu?””: Ustalasz odpowiedzialnego za wyjaśnienie.

Karta sprawdzenia odbioru

Pozycja	Stan	Wyjaśnienie
A-3	Etykieta różna od spisu	Porównać obie wersje i teczkę
A-4	Brak potwierdzenia	Uzyskać wynik u przekazującego
Pozostałe	Zgodność potwierdzona	Wykonać czynności według instrukcji

Sprawdzona wersja spisu może rozstrzygnąć jeden wyjątek. Drugi nadal potrzebuje dowodu.

Sprawdź się w tej sytuacji

Przed zmianą ewidencji potwierdź identyfikator pozycji, źródło i status.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Projekt praktyczny PRO

Spis przyjęcia z dwiema rozbieżnościami

Pojawia się poprawiony spis. Zawiera inną datę i tylko jedną korektę, choć w pierwotnym odbiorze były dwa wyjątki.

Co przygotujesz? Ułóż porównanie wersji, zachowaj status obu wyjątków i zaproponuj odpowiedź dla przekazującego..

Porównaj wykaz i dokumentację
Zestaw dwa możliwe działania
Zmień decyzję po nowej informacji
Zatwierdź wynik

14,90 zł · jednorazowo za 30 dni dostępu.

Zobacz pakiet PRO →

Warto wiedzieć przed pierwszym dniem

Kierownik archiwum i archiwiści porównują zapisy przy półkach z dokumentacją. — Ilustracja wygenerowana dla serwisu „Sprawdź zawód”

Mowa ciała w pracy

Zwróć się w stronę rozmówcy, gdy podajesz kolejny krok. Jeśli pokazujesz formularz, wskaż jedno pole naraz i zostaw czas na jego przeczytanie.

Źródła do nauki Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach · Archiwum Narodowe w Krakowie – wzory dokumentów archiwalnych · PIM MSWiA – ogłoszenie dla kierownika archiwum

Przećwicz rozmowę kwalifikacyjną

Odpowiedz na głos, a potem rozwiń przykładową odpowiedź.

Co robisz, gdy opis teczki różni się od spisu?

Oznaczam rozbieżność, sprawdzam instrukcję i proszę przekazującego o wyjaśnienie. Nie potwierdzam zgodności przed weryfikacją.

Kiedy zamkniesz odbiór?

Po potwierdzeniu wymaganych elementów i rozstrzygnięciu lub opisaniu wyjątków we właściwym trybie.

Zadanie rekrutacyjne

W partii oznaczenie jednego opakowania nie zgadza się ze spisem, a druga pozycja nie ma potwierdzonej dokumentacji. Przygotuj kartę odbioru i wiadomość do przekazującego.

Plan pracy nad zadaniem

Porównaj wykaz i dokumentację
Zapisz rozbieżność
Zatwierdź wynik

Pokaż kryteria wykonania

Rozbieżności są oddzielnymi wpisami.
Każda wymaga właściwego dowodu.
Zapis nie zastępuje uzgodnienia z przekazującym.
Wiadomo, co można zatwierdzić według instrukcji.

Pierwszy dzień w pracy

Poproś o instrukcję, wzór spisu i kartę przyjęcia. Przejdź z zespołem przez przykład bez danych wrażliwych.

Stawka z oferty dla kierownika archiwum

Kierownik archiwum · Ogłoszenie dla kierownika archiwum PIM MSWiA · umowa o pracę · miesięcznie brutto

Warszawa: 12 500 zł

Źródło PIM MSWiA – ogłoszenie dla kierownika archiwum

Oferty pracy

Otwórz wyniki dla hasła „kierownik archiwum” na portalu pracy.

Pracuj.pl ↗ RocketJobs ↗

Porównaj z pokrewnymi zawodami

Kierownik biblioteki: Planuje pracę biblioteki i dba o dostęp czytelników do zbiorów i usług.

Inne kursy z tej branży

Wszystkie kursy w branży: Sektor publiczny →