Kierownik archiwum — Trudniejsze sytuacje
Spis przyjęcia z dwiema rozbieżnościami
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Zaktualizuj właściwą ewidencję
Wpisz zweryfikowany wynik i przypisz źródło. Zostaw osobno otwarte działania.
- Co zrobić najpierwDowód
- Co zrobić dalejEwidencja
- Jak zakończyćKontrola
Przykład z pracy
Kierownik dostał wynik dla A-3, A-4 pozostaje otwarta.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz krótką instrukcję uzupełnienia.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Jaki wpis pomaga następnej zmianie?
- Sama data przyjęcia.
- Ogólne potwierdzenie wszystkiego.
- Stan, dowód i następna czynność dla otwartej pozycji.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Stan, dowód i następna czynność dla otwartej pozycji.. Przejrzysty zapis można sprawdzić.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Omów wynik odbioru
Podsumuj oba wyjątki i opisz jedno usprawnienie przekazania.
- Co zrobić najpierwWynik
- Co zrobić dalejWniosek
- Jak zakończyćNastępny odbiór
Przykład z pracy
Zespół chce ograniczyć pomyłki oznaczeń.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz dwa zdania podsumowania.
Spis przyjęcia z dwiema rozbieżnościami
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Spis przyjęcia z dwiema rozbieżnościami”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Archiwistka
- A-3 ma inną etykietę, przy A-4 brak potwierdzenia.
- Przekazujący
- Sprawdzę wykaz przygotowany do wydania.
- Drugi archiwista
- Zaznaczę oddzielnie, które pozycje są zgodne.
- Kierownik
- Dla każdego wyjątku zapiszmy wynik i podstawę dalszej czynności.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Zapisuję wyjątki i sprawdzam z przekazującym oba przypadki.
Każdy błąd otrzymuje ślad i odrębne pytanie.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Kiedy zamkniesz odbiór?
Po potwierdzeniu wymaganych elementów i rozstrzygnięciu lub opisaniu wyjątków we właściwym trybie.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co poprawi następne przekazanie?
- Jedno ustalenie o sposobie weryfikacji oznaczeń wraz z odpowiedzialnością.
- Przyspieszenie bez sprawdzenia.
- Usuwanie wszystkich starszych wpisów.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Jedno ustalenie o sposobie weryfikacji oznaczeń wraz z odpowiedzialnością.. Działanie wynika z rozpoznanej przyczyny.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Spis przyjęcia z dwiema rozbieżnościami” w zadaniu rekrutacyjnym.
W partii oznaczenie jednego opakowania nie zgadza się ze spisem, a druga pozycja nie ma potwierdzonej dokumentacji. Przygotuj kartę odbioru i wiadomość do przekazującego.
- Porównaj wykaz i dokumentację
- Zapisz rozbieżność
- Zatwierdź wynik
Pokaż kryteria wykonania
- Rozbieżności są oddzielnymi wpisami.
- Każda wymaga właściwego dowodu.
- Zapis nie zastępuje uzgodnienia z przekazującym.
- Wiadomo, co można zatwierdzić według instrukcji.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Co robisz, gdy opis teczki różni się od spisu?
Oznaczam rozbieżność, sprawdzam instrukcję i proszę przekazującego o wyjaśnienie. Nie potwierdzam zgodności przed weryfikacją.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Porównaj wykaz i dokumentację. Sprawdź oznaczenia, stan i zgodność z instrukcją.
- Zapisz rozbieżność. Ustal partię, osobę do wyjaśnienia i termin.
- Zatwierdź wynik. Uzupełnij ewidencję po rzeczywistym potwierdzeniu.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.