Kierownik archiwum — Praca krok po kroku
Spis przyjęcia z dwiema rozbieżnościami
Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6
Oddziel braki od pozycji zgodnych
Każdemu punktowi nadaj własny stan zgodnie z obiegiem.
- Co zrobić najpierwPozycja
- Co zrobić dalejStatus
- Jak zakończyćWłaściciel
Przykład z pracy
A-4 wymaga potwierdzenia, reszta partii jest zgodna.
Ćwiczenie praktyczne
Wypełnij dwa wiersze rejestru.
Spis przyjęcia z dwiema rozbieżnościami
Podejmij decyzję
Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.
Pokaż przykładową reakcję
Zapisuję wyjątki i sprawdzam z przekazującym oba przypadki. Każdy błąd otrzymuje ślad i odrębne pytanie.
- Zapisuję wyjątki i sprawdzam z przekazującym oba przypadki.
- Każdy błąd otrzymuje ślad i odrębne pytanie.
- Potwierdzam cały spis bez sprawdzenia.
- Odbiór nie odzwierciedlałby rzeczywistego stanu.
- Nadpisuję obie pozycje na podstawie etykiet.
- Brakuje potwierdzenia właściwych dokumentów.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co oznaczysz przy A-4?
- Otwarte pytanie i osobę do wyjaśnienia.
- Potwierdzony odbiór bez dowodu.
- Skreślenie z listy.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Otwarte pytanie i osobę do wyjaśnienia.. Odrębne statusy chronią wiarygodność ewidencji.
Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6
Porównaj nową wersję spisu
Ustal datę, źródło i zakres zmiany. Zachowaj wcześniejszy zapis zgodnie z zasadami.
- Co zrobić najpierwWersja
- Co zrobić dalejZakres
- Jak zakończyćStatus
Przykład z pracy
Korekta obejmuje tylko A-3.
Ćwiczenie praktyczne
Wskaż status obu pozycji po sprawdzeniu.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Czy nowy spis zamyka obie rozbieżności?
- Tak, zawsze zamyka całą partię.
- Tylko potwierdzoną pozycję można rozstrzygnąć.
- Tak, gdy dokument otrzymano e-mailem.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Tylko potwierdzoną pozycję można rozstrzygnąć.. Zakres korekty zależy od jej treści.
Karta sprawdzenia odbioru
| Pozycja | Stan | Wyjaśnienie |
|---|---|---|
| A-3 | Etykieta różna od spisu | Porównać obie wersje i teczkę |
| A-4 | Brak potwierdzenia | Uzyskać wynik u przekazującego |
| Pozostałe | Zgodność potwierdzona | Wykonać czynności według instrukcji |
Sprawdzona wersja spisu może rozstrzygnąć jeden wyjątek. Drugi nadal potrzebuje dowodu.
Sprawdź się w tej sytuacji
Przed zmianą ewidencji potwierdź identyfikator pozycji, źródło i status.