Kierownik archiwum
Kierownik archiwum organizuje przyjmowanie, ewidencję i udostępnianie dokumentacji. Przećwicz odbiór partii akt, w której spis różni się od oznaczeń opakowań.
Zobacz, co wykonasz na koniec ↓
Spis przyjęcia z dwiema rozbieżnościami
A-3 ma inną etykietę niż spis. Przy A-4 brakuje potwierdzenia przekazania. Pozostałe pozycje są zgodne.
- Rozpoznaj sprawęPorównaj wykaz i dokumentację
- Podejmij decyzjęZapisz rozbieżność
- Wyjaśnij decyzjęZatwierdź wynik
Jak zacząć, jeśli dopiero poznajesz ten zawód?
Poproś o instrukcję, wzór spisu i kartę przyjęcia. Przejdź z zespołem przez przykład bez danych wrażliwych.
W pierwszej lekcji przećwiczysz „Poznaj ścieżkę dokumentacji”. Zapisz swoją odpowiedź krótko, tak jakby miała przeczytać ją osoba przejmująca pracę.
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- Spis zdawczo-odbiorczy
- Uporządkowany wykaz dokumentacji przekazywanej do archiwum.
- Jednostka archiwalna
- Wydzielona jednostka dokumentacji, np. teczka ujęta w ewidencji.
- Sygnatura
- Znak pozwalający odnaleźć dokumentację w przyjętym systemie.
- Partia
- Zestaw dokumentacji przekazywanej w ramach jednego odbioru.
- Rozbieżność
- Różnica między spisem, oznaczeniem lub stanem stwierdzonym przy przekazaniu.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „„W spisie jest teczka A-3, ale nie zgadza się oznaczenie opakowania.””
- Podajesz konkretną różnicę bez zgadywania zawartości.
- „„Ustalmy, które wpisy możemy potwierdzić zgodnie z instrukcją.””
- Rozdzielasz statusy w ramach właściwego obiegu.
- „„Kto po stronie przekazującej odniesie się do spisu?””
- Ustalasz odpowiedzialnego za wyjaśnienie.
Podstawy · Lekcja 1 z 6
Poznaj ścieżkę dokumentacji
Porównaj role komórki przekazującej i archiwum. Sprawdź zasady odbioru we właściwej instrukcji.
- Co zrobić najpierwPrzekazanie
- Co zrobić dalejWeryfikacja
- Jak zakończyćOdbiór
Przykład z pracy
Partia ma spis i oznaczone opakowania.
Ćwiczenie praktyczne
Narysuj dwa kroki przed wpisem do ewidencji.
Spis przyjęcia z dwiema rozbieżnościami
Rozpoznaj sprawę
A-3 ma inną etykietę niż spis. Przy A-4 brakuje potwierdzenia przekazania. Pozostałe pozycje są zgodne.
Zapisz, co już wiadomo i jakiej jednej informacji brakuje, żeby wykonać krok „Porównaj wykaz i dokumentację”. Zachowaj odpowiedź do kolejnej części.
Porównaj punkt wyjścia
Prowadź oba wyjątki osobno. Warunki ewidencji wynikają z instrukcji właściwej dla jednostki.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co porównasz przed potwierdzeniem odbioru?
- Jedynie termin wysyłki.
- Spis, oznaczenia i stan dokumentacji.
- Nazwę pomieszczenia.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Spis, oznaczenia i stan dokumentacji.. Potwierdzenie dokumentuje rzeczywisty odbiór.
Podstawy · Lekcja 2 z 6
Zidentyfikuj rozbieżność
Zapisz, które dane się różnią i z jakich źródeł pochodzą.
- Co zrobić najpierwOznaczenie
- Co zrobić dalejWpis
- Jak zakończyćSprawdzenie
Przykład z pracy
A-3 ma inną etykietę.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz zdanie z oznaczeniem i opisem różnicy.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Czy różna etykieta oznacza utratę dokumentu?
- Tak, natychmiast oznaczam utratę.
- Tak, jeśli etykieta jest krótka.
- Najpierw ustalam rzeczywisty stan z właściwą osobą.
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Najpierw ustalam rzeczywisty stan z właściwą osobą.. Rozbieżność wymaga potwierdzenia przed wnioskiem.