Specjalista ds. faktoringu — Trudniejsze sytuacje
Jeden przelew, dwie faktury i korekta
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Zredaguj prośbę o potwierdzenie
W wiadomości podaj pozycje z rejestru, poproś o zakres płatności oraz potwierdzenie uwzględnienia korekty. Ustal termin aktualizacji.
- Co zrobić najpierwPotwierdzone
- Co zrobić dalejBrak
- Jak zakończyćTermin
Przykład z pracy
Klient potrzebuje odpowiedzi przed raportem dziennym.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz odpowiedź w trzech zdaniach, podając co jest pewne, czego brakuje i kiedy wrócisz z informacją.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co pozostaje do uzyskania?
- Kolejna kopia tej samej nazwy odbiorcy
- Nowa faktura dla każdej płatności
- Wykaz faktur objętych wpłatą i uwzględniona korekta
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Wykaz faktur objętych wpłatą i uwzględniona korekta. Właściwy dowód jest konkretny i możliwy do przekazania.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Popraw powiązanie wpłaty
Sprawdź nowe potwierdzenie i wpis, na podstawie którego pierwotnie zamknięto fakturę. Zmianę uzgodnij zgodnie z uprawnieniami i zachowaj powód w ewidencji.
- Co zrobić najpierwDowód
- Co zrobić dalejZmiana
- Jak zakończyćSaldo otwarte
Przykład z pracy
Wpłata obejmuje całą FV 17 po korekcie i część FV 18.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj notatkę przed i po zmianie z podstawą, datą i otwartą pozycją.
Jeden przelew, dwie faktury i korekta
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Jeden przelew, dwie faktury i korekta”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Klient
- Wysłałem przelew za FV 17. Czy widzicie już rozliczenie?
- Specjalistka
- Widzę wpływ. W systemie jest korekta do FV 17 i druga otwarta faktura. Czy płatność obejmuje je obie?
- Klient
- Tak, częściowo dotyczy też FV 18. Wyślę zestawienie.
- Specjalistka
- Dziękuję. Porównam je z korektą i do końca dnia podam stan każdej pozycji.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Połącz korektę z fakturą, zachowaj obie pozycje w ewidencji i poproś o zestawienie odbiorcy, zanim potwierdzisz zakres rozliczenia.
Klient dostaje konkretne pytanie, a zespół widzi, na jakiej podstawie zostanie przypisana wpłata.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Co powiesz klientowi, który chce potwierdzenia natychmiast?
Potwierdzę, co wpłynęło, i wskażę brakujące dane. Podam termin kolejnej informacji o rozliczeniu.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co powinno być widoczne po zmianie?
- Powód korekty przypisania i stan pozostałej części FV 18
- Wyłącznie nowy kolor statusu
- Brak wcześniejszego zapisu
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Powód korekty przypisania i stan pozostałej części FV 18. Historia pozwala wyjaśnić, dlaczego wpis w rejestrze się zmienił.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Jeden przelew, dwie faktury i korekta” w zadaniu rekrutacyjnym.
W tytule przelewu widnieje FV 17. Odbiorca ma też otwartą FV 18, a do FV 17 dotarła korekta. Ułóż krótką notatkę uzgodnienia i pytanie do klienta tak, żeby rozliczenie można było odtworzyć po zmianie pracownika.
- Połącz dokumenty
- Wyjaśnij rozbieżną wpłatę
- Zapisz decyzję
Pokaż kryteria wykonania
- Identyfikujesz obie faktury i pozycję objętą korektą.
- Wskazujesz, co wynika z tytułu przelewu, a co wymaga potwierdzenia.
- Podajesz źródło i warunek przypisania wpłaty.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Czy datę przelewu można traktować jako datę rozliczenia każdej faktury?
Najpierw trzeba ustalić, co przelew obejmuje, oraz powiązać płatność z dokumentami w systemie.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Połącz dokumenty. Sprawdź odbiorcę, numer faktury oraz jej powiązanie z korektą.
- Wyjaśnij rozbieżną wpłatę. Porównaj tytuł, nadawcę i zapisy dotyczące należności.
- Zapisz decyzję. Podaj, którą pozycję można rozliczyć i co jeszcze trzeba uzyskać od klienta.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.