Koordynator projektów unijnych — Praca krok po kroku
Warsztaty bez zarezerwowanej sali
Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6
Uzgodnij pierwszą reakcję na utratę sali
Ustal, co uczestnicy powinni wiedzieć teraz, a co wymaga uzgodnienia. Zadbaj o dostępność i nie zgub pierwotnej wersji harmonogramu.
- Co zrobić najpierwZmiana
- Co zrobić dalejSprawdzenia
- Jak zakończyćUzgodnienie
Przykład z pracy
Nowa sala jest dostępna, ale wejście nie zostało sprawdzone.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj krótką wiadomość do partnera z trzema pytaniami.
Warsztaty bez zarezerwowanej sali
Podejmij decyzję
Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.
Pokaż przykładową reakcję
Sprawdzam dostępność sali i warunki zmiany, a uczestnikom podaję termin aktualizacji. Uczestnicy wiedzą, kiedy dostaną potwierdzone informacje.
- Sprawdzam dostępność sali i warunki zmiany, a uczestnikom podaję termin aktualizacji.
- Uczestnicy wiedzą, kiedy dostaną potwierdzone informacje.
- Ogłaszam adres, bo termin jest taki sam.
- Uczestnicy mogą otrzymać adres bez potwierdzonego dojścia.
- Nanoszę nową salę jako zatwierdzoną i przechodzę do rozliczenia.
- Rejestr przestaje odróżniać propozycję od podjętej decyzji.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co trzeba potwierdzić przy alternatywnej sali?
- Termin, warunki dostępności i wpływ na zadanie
- Tylko nazwę budynku
- Samą nazwę właściciela sali
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Termin, warunki dostępności i wpływ na zadanie. Komplet pytań pomaga uniknąć kolejnej zmiany po powiadomieniu uczestników.
Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6
Prowadź rejestr decyzji
Sprawdź, czy umowa przewiduje powiadomienie, akceptację lub zmianę dokumentu. Zapisz, kto odpowiada za każde uzgodnienie.
- Co zrobić najpierwPropozycja
- Co zrobić dalejZasady
- Jak zakończyćDecyzja
Przykład z pracy
Partner proponuje pierwszą salę bez zmiany terminu.
Ćwiczenie praktyczne
Dodaj pola propozycji, podstawy zmiany i daty decyzji.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Gdzie sprawdzasz sposób zgłoszenia zmiany?
- W komentarzu z poprzedniego naboru
- W aktualnej umowie i instrukcjach danego programu
- W dowolnym formularzu z innego projektu
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
W aktualnej umowie i instrukcjach danego programu. Tryb zależy od projektu i obowiązujących warunków.
Co sprawdzić przed ogłoszeniem adresu
| Warunek | Dowód | Odbiorca |
|---|---|---|
| Dostępność miejsca | Potwierdzenie konkretnej drogi od wejścia do sali | Osoba odpowiedzialna za dostępność |
| Zmiana kosztu | Oferta sali i porównanie z budżetem zadania | Koordynator i osoba rozliczająca |
| Zmiana daty | Harmonogram, wpływ na dowody i okres raportowania | Partner i osoba prowadząca uzgodnienia |
Nowe miejsce wpływa na uczestników, zadanie i rozliczenie. Każdy z tych obszarów potrzebuje własnego sprawdzenia i odpowiedzialnej osoby.
Sprawdź się w tej sytuacji
Jak zapiszesz stan sali, jeżeli jest wolna, ale jeszcze nie sprawdzono drogi do wejścia?
Źródła do nauki Portal Funduszy Europejskich – jak zrealizować projekt · MFiPR – wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków 2021–2027 · Publiczne Służby Zatrudnienia – instrukcje dla CST2021, SL2021 Projekty i SM EFS · EUROPLUS – oferta koordynacji projektów unijnych
Przejdź do przygotowania do rozmowy →