Archiwista — Trudniejsze sytuacje
Dwie instytucje o podobnej nazwie
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Zakres dostępu i danych
W materiałach mogą być dane osób trzecich lub dokumenty udostępniane według osobnej podstawy. Sprawdź tryb z osobą odpowiedzialną i zapisz decyzję w sprawie. W odpowiedzi podawaj wyłącznie informacje potrzebne w danym trybie.
- Co zrobić najpierwRozpoznaj ograniczenie
- Co zrobić dalejZgłoś do oceny
- Jak zakończyćOdnotuj decyzję
Przykład z pracy
Osoba chce kopię listy z danymi wielu osób. Sprawę przekazujesz do oceny trybu i dopuszczalnego zakresu.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz roboczą notatkę do osoby rozstrzygającej dostęp.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Jak postąpić przy wątpliwości co do zakresu kopii?
- Wysłać cały dokument z prywatnej poczty
- Usunąć sprawę z rejestru
- Skonsultować dopuszczalny zakres przed wysłaniem
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Skonsultować dopuszczalny zakres przed wysłaniem. Konsultacja i zapis decyzji umożliwiają bezpieczne rozpatrzenie wniosku.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Raport z wyniku ujemnego
Brak wyniku dotyczy tego, co rzeczywiście sprawdzono. Rozróżnij brak pozycji w spisie, niekompletny inwentarz i potwierdzoną lukę w zachowanym zasobie. Podaj alternatywny trop z uzasadnieniem.
- Co zrobić najpierwZestaw sprawdzenia
- Co zrobić dalejNazwij ograniczenie
- Jak zakończyćZaproponuj trop
Przykład z pracy
W spisie brak protokołów z roku reorganizacji. Szukasz korespondencji w aktach jednostki nadrzędnej.
Ćwiczenie praktyczne
Sporządź odpowiedź, która wyjaśnia, co znaleziono i gdzie szukać dalej.
Dwie instytucje o podobnej nazwie
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Dwie instytucje o podobnej nazwie”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Ustalam miejscowość i porównuję zakres zespołów
Zapisz źródło identyfikacji i zostaw oba tropy do czasu potwierdzenia.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Co wpiszesz w odpowiedzi przy braku wyniku?
Sprawdzony zasób, zakres lat i dalsze możliwe źródła.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Który zapis poprawnie ogranicza wniosek?
- W sprawdzonych zespołach i latach nie znaleziono jednostki
- Dokument nigdy nie istniał
- Każde archiwum potwierdzi brak akt
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
W sprawdzonych zespołach i latach nie znaleziono jednostki. Wniosek powinien wynikać z zakresu przeprowadzonej kwerendy.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Dwie instytucje o podobnej nazwie” w zadaniu rekrutacyjnym.
Wnioskodawca szuka protokołu szkoły włączonej do innej placówki. Ma nazwę współczesną i przybliżony rok. Zapisz pytania uzupełniające, dwa tropy poszukiwań i szkic odpowiedzi.
- Ustal pochodzenie
- Zawęź poszukiwanie
- Udostępnij w określonym trybie
Pokaż kryteria wykonania
- Rozdzielasz nazwę historyczną od współczesnej.
- Wskazujesz, gdzie zapiszesz sygnaturę i sprawdzony zakres.
- Podajesz następny krok przy braku skanu.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Jak odróżnisz zespół od jednostki?
Zespół opisuje kontekst twórcy, a jednostka wskazuje konkretną część jego akt.