Technik administracji — obsługa dokumentów w urzędzie
Rejestruje wpływ pism, pomaga znaleźć właściwą sprawę i przygotowuje dokumenty do przekazania osobie prowadzącej.
Zobacz, co wykonasz na koniec ↓
Dwa załączniki wymienione, jeden widoczny
Pismo A-17 ma numer z rejestru wpływu i powołuje się na istniejącą sprawę. Pismo wymienia mapę i zdjęcie, lecz w tej przesyłce widać tylko mapę.
- Rozpoznaj sprawęRozpoznaj wpływ
- Podejmij decyzjęPowiąż z właściwą sprawą
- Wyjaśnij decyzjęPrzekaż dokument i rozbieżności
Jak zacząć, jeśli dopiero poznajesz ten zawód?
Poproś o pokazanie dokumentu od wpływu po dołączenie do sprawy. Ustal, gdzie urząd podaje status i kto zatwierdza pismo wychodzące.
W pierwszej lekcji przećwiczysz „Odczytaj rodzaj wpływu”. Zapisz swoją odpowiedź krótko, tak jakby miała przeczytać ją osoba przejmująca pracę.
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- EZD
- System, w którym urząd rejestruje dokumenty i prowadzi sprawy elektroniczne.
- Numer RPW
- Numer przypisany do przesyłki wpływającej, przydatny przy odszukaniu konkretnego pisma.
- Znak sprawy
- Oznaczenie sprawy, do której może należeć kilka różnych pism.
- Metadane
- Opis dokumentu, np. data wpływu, tytuł, numer lub liczba załączników.
- Dekretacja
- Wskazanie osoby lub komórki, która ma zająć się pismem zgodnie z zasadami urzędu.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „Pod tym numerem widzę, że pismo wpłynęło. Sprawdzę jeszcze, do której sprawy je dołączono.”
- Rozdziela przyjęcie dokumentu od prowadzenia sprawy.
- „Widzę pismo przewodnie. Wymieniony w nim załącznik wymaga porównania z otrzymaną przesyłką.”
- Wskazuje konkretny przedmiot sprawdzenia.
- „Przekażę numer wpływu i pytanie osobie prowadzącej.”
- Kolejna osoba otrzymuje ślad, po którym może odszukać dokument.
Podstawy · Lekcja 1 z 6
Odczytaj rodzaj wpływu
Zacznij od kanału, daty i tytułu. Zaznacz, czy pismo rozpoczyna kontakt, czy odnosi się do sprawy o zapisanym znaku.
- Co zrobić najpierwWpływ
- Co zrobić dalejPismo
- Jak zakończyćOdwołanie
Przykład z pracy
A-17 odwołuje się do wcześniejszej sprawy.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz pola potrzebne do odnalezienia pisma.
Dwa załączniki wymienione, jeden widoczny
Rozpoznaj sprawę
Pismo A-17 ma numer z rejestru wpływu i powołuje się na istniejącą sprawę. Pismo wymienia mapę i zdjęcie, lecz w tej przesyłce widać tylko mapę.
Zapisz, co już wiadomo i jakiej jednej informacji brakuje, żeby wykonać krok „Rozpoznaj wpływ”. Zachowaj odpowiedź do kolejnej części.
Porównaj punkt wyjścia
Oddziel treść pisma od zawartości przesyłki. Sprawdź, jak oba zapisy łączą się ze sprawą.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co rozpoznajesz na początek?
- Treść odpowiedzi, zanim otworzysz pismo
- Rodzaj pisma, wpływ i odwołanie do sprawy
- Tylko nazwę folderu
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Rodzaj pisma, wpływ i odwołanie do sprawy. Opis pozwala odnaleźć przesyłkę przed dalszą pracą.
Podstawy · Lekcja 2 z 6
Odróżnij dwa numery
Numer RPW służy do znalezienia przesyłki. Znak sprawy pomaga zgromadzić dokumenty dotyczące jednej sprawy.
- Co zrobić najpierwNumer wpływu
- Co zrobić dalejDokument
- Jak zakończyćSprawa
Przykład z pracy
Mieszkanka podaje numer wpływu, a pismo ma znak A-17.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj dwa oddzielne pola w notatce.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Czego szukasz po numerze RPW?
- Gotowej decyzji w każdej sprawie
- Osoby o podobnym nazwisku
- Konkretnej przesyłki wpływającej
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Konkretnej przesyłki wpływającej. Numer wpływu pozwala odnaleźć pismo nawet przed dalszym przekazaniem.