Technik administracji — obsługa dokumentów w urzędzie — Trudniejsze sytuacje
Dwa załączniki wymienione, jeden widoczny
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Przekaż krótką odpowiedź
Podaj, co masz w konkretnym wpływie, co wymaga sprawdzenia i kto zajmuje się dalszą informacją. Użyj właściwego kanału.
- Co zrobić najpierwZakres
- Co zrobić dalejNastępna czynność
- Jak zakończyćInformacja
Przykład z pracy
Mieszkanka pyta o zdjęcie i mapę.
Ćwiczenie praktyczne
Odegraj rozmowę. Poproś drugą osobę, żeby powtórzyła, czego urząd szuka.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co powinna wynieść z rozmowy?
- Obietnicę wyniku sprawy
- Dane innych spraw
- Potwierdzony zakres i kolejny krok
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Potwierdzony zakres i kolejny krok. Jasna informacja ogranicza ponowne pytania i pomyłki.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Przygotuj kartę przekazania
Przy każdym wpływie zostaw numer, kanał, zawartość i pytanie do rozstrzygnięcia. Wynik dołączenia uzupełnij po potwierdzeniu.
- Co zrobić najpierwDwa wpływy
- Co zrobić dalejUzgodnienie
- Jak zakończyćZapis
Przykład z pracy
Drugi wpływ zawiera zdjęcie z innym znakiem.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz notatkę, z której prowadząca odnajdzie oba wpływy.
Dwa załączniki wymienione, jeden widoczny
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Dwa załączniki wymienione, jeden widoczny”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Mieszkanka
- Czy oba dokumenty już dotarły?
- Techniczka administracji
- W tej przesyłce widzę mapę. Zdjęcie jest wymienione w piśmie, więc sprawdzę powiązane wpływy.
- Mieszkanka
- Możliwe, że zdjęcie wysłałam osobno.
- Techniczka administracji
- Jeśli ma Pani potwierdzenie osobnego wpływu, łatwiej będzie odszukać tę przesyłkę. Przekażę prowadzącej, co już ustaliliśmy.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Zapisuję otrzymaną mapę i przekazuję rozbieżność prowadzącej
Sprawę można obsłużyć z czytelną informacją o zakresie wpływu.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Co zrobisz, gdy pismo wskazuje dwa pliki, a widzisz jeden?
Zapiszę otrzymaną zawartość i sprawdzę kanał oraz powiązane wpływy. Otwarty punkt przekażę prowadzącej.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co musi zawierać karta?
- Dwa numery wpływu i powód pozostawienia rozbieżności
- Sam opis zdjęcia
- Ustną decyzję bez źródła
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Dwa numery wpływu i powód pozostawienia rozbieżności. Następna osoba może sprawdzić oba punkty i odtworzyć decyzję.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Dwa załączniki wymienione, jeden widoczny” w zadaniu rekrutacyjnym.
Wpływa pismo uzupełniające A-17. Jego opis wymienia dwa załączniki, ale w przesyłce widać jeden. Przygotuj zapis wpływu, pytanie do prowadzącej i krótką odpowiedź dla osoby składającej pismo.
- Rozpoznaj wpływ
- Powiąż z właściwą sprawą
- Przekaż dokument i rozbieżności
Pokaż kryteria wykonania
- Rozróżniasz numer pisma i znak sprawy.
- Opisujesz otrzymany zakres bez zgadywania o brakującym pliku.
- Przekazujesz sprawę na właściwą ścieżkę i podajesz jasną informację o następnym kroku.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Czy jeden numer wpływu oznacza zakończenie sprawy?
Numer pomaga znaleźć przesyłkę. Stan sprawy sprawdzę niezależnie w odpowiednim rejestrze.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Rozpoznaj wpływ. Zapisz kanał, datę, tytuł i rzeczywistą zawartość.
- Powiąż z właściwą sprawą. Porównaj oznaczenia, temat i osobę prowadzącą w uprawnionym systemie.
- Przekaż dokument i rozbieżności. Zostaw odnośnik do wpływu oraz listę otwartych pozycji.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.