Technik administracji — obsługa dokumentów w urzędzie — Praca krok po kroku
Dwa załączniki wymienione, jeden widoczny
Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6
Porównaj listę i zawartość
Przejrzyj pismo i faktycznie dostępne załączniki. Zapisz osobno nazwę wymienioną i plik znaleziony.
- Co zrobić najpierwLista
- Co zrobić dalejZawartość
- Jak zakończyćRozbieżność
Przykład z pracy
Przesyłka zawiera mapę, a zdjęcie tylko wymieniono.
Ćwiczenie praktyczne
Narysuj wiersz na każdy załącznik i wpisz jego stan.
Dwa załączniki wymienione, jeden widoczny
Podejmij decyzję
Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.
Pokaż przykładową reakcję
Zapisuję otrzymaną mapę i przekazuję rozbieżność prowadzącej Sprawę można obsłużyć z czytelną informacją o zakresie wpływu.
- Wpisuję dwa załączniki zgodnie z treścią pisma
- Rejestr nie będzie zgodny z tym, co otrzymano w tym wpływie.
- Zapisuję otrzymaną mapę i przekazuję rozbieżność prowadzącej
- Sprawę można obsłużyć z czytelną informacją o zakresie wpływu.
- Zakładam drugą sprawę z tym samym tytułem
- Kolejny wpływ może należeć do sprawy już prowadzonej.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Jak opiszesz zdjęcie?
- Wymienione, nieodnalezione w tym wpływie
- Otrzymane bez sprawdzenia
- Usunięte przez nadawcę
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Wymienione, nieodnalezione w tym wpływie. Zapis opisuje wynik bez przesądzania, co stało się wcześniej.
Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6
Odszukaj powiązaną sprawę
Porównaj znak z tematem i innymi uprawnionymi danymi. Przy podobnych znakach poproś właściwą osobę o potwierdzenie.
- Co zrobić najpierwZnak
- Co zrobić dalejPorównanie
- Jak zakończyćPotwierdzenie
Przykład z pracy
A-17 i A-71 wyglądają podobnie, ale dotyczą różnych wpisów.
Ćwiczenie praktyczne
Podaj dwie cechy, które porównasz przed powiązaniem.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co robisz, gdy oznaczenia są rozbieżne?
- Łączysz według pierwszego podobnego wyniku
- Zostawiasz oba odniesienia i prosisz o potwierdzenie
- Kasujesz jeden wpis
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Zostawiasz oba odniesienia i prosisz o potwierdzenie. Dokument ma trafić do sprawy wskazanej przez potwierdzone źródło.
Mapa jest w przesyłce. Gdzie sprawdzić zdjęcie?
| Pozycja | Status | Dalszy krok |
|---|---|---|
| Pismo przewodnie | Wskazuje sprawę A-17 i dwa załączniki | Porównaj znak z rejestrem spraw. |
| Mapa | Widoczna w tej przesyłce | Zapisz rzeczywisty wpływ załącznika. |
| Zdjęcie | Wymienione w piśmie, brak w tej przesyłce | Sprawdź inne wpływy i przekaż stan prowadzącej. |
Treść pisma mówi, co nadawca planował przesłać. Rejestr ma pokazać zawartość, którą urząd rzeczywiście otrzymał. Oba odczyty pomagają prowadzącej rozstrzygnąć, gdzie jest drugi dokument.
Sprawdź się w tej sytuacji
Przekaż telefonicznie stan mapy i zdjęcia w dwóch krótkich zdaniach. Rozmówczyni ma wiedzieć, co odnalazłeś i co jeszcze sprawdzasz.