Sekretarz sądowy — Trudniejsze sytuacje
Dwie sygnatury w jednym komplecie
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Odczytaj zapis dalszego działania
Sprawdź, kto przekazał udokumentowaną dyspozycję, do którego wpływu się odnosi i co wymaga uzupełnienia.
- Co zrobić najpierwDyspozycja
- Co zrobić dalejDokument
- Jak zakończyćCzynność
Przykład z pracy
Prowadząca potwierdza sposób obiegu drugiego dokumentu.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz wpis z terminem i źródłem.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co potwierdza podstawę działania?
- Sam późniejszy czas wpływu
- Podobna nazwa załącznika
- Dyspozycja dotycząca właściwego dokumentu
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Dyspozycja dotycząca właściwego dokumentu. Zapis łączy działanie z ustaleniem.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Zdaj otwarte wpływy kolejnej osobie
Przekaż sygnaturę, stan, potrzebną decyzję i osobę odpowiedzialną. Używaj właściwego kanału.
- Co zrobić najpierwWpis
- Co zrobić dalejStan
- Jak zakończyćNastępny krok
Przykład z pracy
Dwa wpisy są zapisane, a jeden czeka na decyzję.
Ćwiczenie praktyczne
Ułóż notatkę dla następnego dyżuru.
Dwie sygnatury w jednym komplecie
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Dwie sygnatury w jednym komplecie”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Sekretarka
- Pismo ma S-21, a jeden załącznik ma w nazwie S-12. Wpływ został zapisany.
- Prowadząca
- Czy numer S-12 jest także w treści dokumentu?
- Sekretarka
- Sprawdzę treść w uprawnionym systemie i przekażę porównanie.
- Prowadząca
- Zachowaj oba oznaczenia i daj mi znać przed przypisaniem załącznika.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Zachowuję źródła i przekazuję rozbieżność
Można ustalić związek dokumentu bez utraty zapisu o wpływie.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Co wpiszesz, gdy wpływa dokument o podobnej nazwie?
Zachowam jego oddzielny wpływ i porównam oznaczenia oraz zawartość przed ustaleniem, czy jest uzupełnieniem.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co wystarczy do odnalezienia otwartej sprawy?
- Identyfikator, aktualny stan i potrzebne potwierdzenie
- Pełna korespondencja do wszystkich
- Sama data następnej zmiany
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Identyfikator, aktualny stan i potrzebne potwierdzenie. Przekazanie ma umożliwić dalszą pracę we właściwym miejscu.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Dwie sygnatury w jednym komplecie” w zadaniu rekrutacyjnym.
W piśmie podano S-21, a jeden załącznik ma nazwę wskazującą S-12. Przygotuj zapis wpływu oraz krótkie przekazanie do osoby prowadzącej.
- Zarejestruj wpływ
- Porównaj zapis i dokumenty
- Przekaż na podstawie dyspozycji
Pokaż kryteria wykonania
- Zachowujesz czas, źródło i oba oznaczenia.
- Wskazujesz, który załącznik wymaga potwierdzenia.
- Rozróżniasz rejestrację od decyzji o przypisaniu.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Co zrobisz przy różnych sygnaturach na piśmie i załączniku?
Odczytam treść i zapiszę oba oznaczenia. Przekażę rozbieżność do potwierdzenia zgodnie z obiegiem wydziału.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Zarejestruj wpływ. Zachowaj czas, kanał, oznaczenie i wykaz załączników.
- Porównaj zapis i dokumenty. Odczytaj sygnatury oraz to, czego dotyczy każdy plik.
- Przekaż na podstawie dyspozycji. Zapisz przypisanie, wątpliwości i dalszy etap.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.