Fakturzysta / fakturzystka — Trudniejsze sytuacje
Częściowa dostawa w zamówieniu F-28
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Wyjaśnij dwa wpisy wysyłki
Porównaj referencję, numer dokumentu i stan obu wpisów. Zapisz, czy pozycja oczekująca jest nadal wysyłana.
- Co zrobić najpierwWpisy
- Co zrobić dalejIdentyfikacja
- Jak zakończyćStan
Przykład z pracy
Pierwszy wpis przyjęto, drugi widnieje w kolejce.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj dwa wiersze do uzgodnienia.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co rozróżni oba wpisy?
- Podobna godzina utworzenia
- Numer klienta bez numeru dokumentu
- Stan, identyfikator i powiązanie z dokumentem
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Stan, identyfikator i powiązanie z dokumentem. Powiązanie zapobiega wykonaniu działań na niewłaściwej pozycji.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Przygotuj sprawę do korekty
Zapisz numer przyjętej faktury, rozbieżność i potwierdzoną podstawę. Uzgodnij zakres korekty i dalsze sprawdzenie drugiego wpisu.
- Co zrobić najpierwDokument
- Co zrobić dalejPodstawa
- Jak zakończyćKorekta
Przykład z pracy
Przyjęta faktura ma 12 sztuk, potwierdzony zakres wynosi 10.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz wiadomość z jednym pytaniem o drugi wpis.
Częściowa dostawa w zamówieniu F-28
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Częściowa dostawa w zamówieniu F-28”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Fakturzystka
- F-28 to zamówienie na 12 sztuk. Magazyn potwierdził częściowe wydanie dziesięciu. Czy ta faktura obejmuje pierwszą dostawę?
- Handlowiec
- Sprawdzę warunki zamówienia i dam Ci znać, jaki zakres uzgodniliśmy z klientem.
- Fakturzystka
- Zapiszę rozbieżność przy F-28 i zostawię dokument w szkicu.
- Handlowiec
- W odpowiedzi podam zakres oraz numer wydania, do którego ma się odnosić dokument.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Porównuję dokumenty i potwierdzam zakres przed wysłaniem
Możesz powiązać fakturę z uzgodnionym zdarzeniem i zostawić ślad decyzji.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Jak przekażesz rozbieżność po wystawieniu?
Wskażę numer dokumentu, stan przyjęcia, pole z różnicą i potwierdzone dane źródłowe. Sprawę skieruję do uzgodnienia korekty zgodnie z obiegiem.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Jak zgłosisz ustaloną pomyłkę?
- Wskażę przyjętą fakturę i potwierdzony zakres do korekty
- Zastąpię przyjęty dokument w systemie przez edycję
- Opublikuję wszystkie dokumenty klienta w jednym miejscu
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Wskażę przyjętą fakturę i potwierdzony zakres do korekty. Wystawiona faktura i jej korekta mają odrębne identyfikatory.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Częściowa dostawa w zamówieniu F-28” w zadaniu rekrutacyjnym.
Zamówienie F-28 obejmuje 12 sztuk, dokument wydania pokazuje 10 z informacją o częściowej dostawie, a szkic faktury ma 12. Rozpisz sprawdzenia przed wystawieniem i ułóż pytanie do handlowca o zakres tej faktury.
- Porównaj dane sprzedaży
- Sprawdź status dokumentu
- Wyjaśnij różnicę
Pokaż kryteria wykonania
- Podajesz zakres każdego dokumentu i numer zamówienia.
- Prosisz o potwierdzenie właściwego zakresu rozliczenia przed wysłaniem dokumentu.
- Oddzielasz stan szkicu od sprawdzenia przyjętej faktury i ewentualnej korekty.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Co zrobisz, gdy program pokazuje „wysłano”, lecz nie ma numeru KSeF?
Sprawdzę status wysyłki i ewentualny komunikat. Nie zacznę ponownej wysyłki, dopóki nie ustalę aktualnego wyniku dla tego dokumentu.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Porównaj dane sprzedaży. Zestaw dane nabywcy, zamówienie i potwierdzony zakres wydania.
- Sprawdź status dokumentu. Odszukaj wpis wysyłki, odpowiedź systemu i identyfikator przyjętej faktury.
- Wyjaśnij różnicę. Zapisz właściwy numer, źródło rozbieżności i podstawę kolejnego działania.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.