Archiwista dokumentów elektronicznych
Porządkuje dokumenty powstałe cyfrowo, sprawdza ich pliki i opisy oraz przygotowuje pakiety do przechowania lub przekazania. Pomaga udostępniać je zgodnie z zakresem dostępu.
Zobacz, co wykonasz na koniec ↓
Pakiet E-17 ma pismo, ale brakuje załącznika
Suma kontrolna pisma jest zgodna. Wykaz wymienia także załącznik, którego nie ma w katalogu pakietu.
- Rozpoznaj sprawęOdczytaj pochodzenie i opis
- Podejmij decyzjęPorównaj zawartość z wykazem
- Wyjaśnij decyzjęZamknij przekazanie z potwierdzeniem
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- Dokument cyfrowy
- Dokument zapisany w pliku. Może powstać w systemie lub jako odwzorowanie dokumentu papierowego.
- Metadane
- Informacje o dokumencie, na przykład identyfikator, data, autor i powiązanie ze sprawą.
- Manifest
- Spis plików przekazanych w pakiecie, czasem z wartościami do kontroli integralności.
- Suma kontrolna
- Wartość obliczona z zawartości pliku, pomocna w sprawdzeniu, czy jego dane się zmieniły.
- Kopia do udostępnienia
- Egzemplarz przygotowany dla odbiorcy zgodnie z zasadami dostępu i ochrony danych.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „Spis wymienia załącznik, którego brakuje w pakiecie.”
- Pokazuje jedną konkretną różnicę.
- „Sumy się zgadzają. Jeszcze sprawdzę datę i powiązanie ze sprawą.”
- Oddziela integralność pliku od kompletności opisu.
- „Zapiszę, którą wersję przekazano i kto potwierdził odbiór.”
- Pomaga odtworzyć przebieg przekazania.
Podstawy · Lekcja 1 z 6
Rozróżnij pochodzenie dokumentu
Odczytaj, czy dokument powstał w systemie, czy jest odwzorowaniem z papieru. Zapisz, skąd pochodzi plik i jak wiąże się ze sprawą.
- Co zrobić najpierwSystem lub skan
- Co zrobić dalejIdentyfikator
- Jak zakończyćSprawa
Przykład z pracy
Pismo E-17 zapisano bezpośrednio w systemie, a dokument pomocniczy zeskanowano.
Ćwiczenie praktyczne
Ułóż dwa krótkie opisy pochodzenia.
Pakiet E-17 ma pismo, ale brakuje załącznika
Rozpoznaj sprawę
Suma kontrolna pisma jest zgodna. Wykaz wymienia także załącznik, którego nie ma w katalogu pakietu.
Zapisz, co już wiadomo i jakiej jednej informacji brakuje, żeby wykonać krok „Odczytaj pochodzenie i opis”. Zachowaj odpowiedź do kolejnej części.
Porównaj punkt wyjścia
Porównaj listę z rzeczywistą zawartością. Każda kontrola odpowiada na inne pytanie.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co wskazuje źródło dokumentu?
- Sam wygląd pierwszej strony
- Informacja o jego utworzeniu lub odwzorowaniu
- Zawsze rozszerzenie PDF
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Informacja o jego utworzeniu lub odwzorowaniu. Jedno rozszerzenie może obejmować dokumenty o różnym pochodzeniu.
Podstawy · Lekcja 2 z 6
Odczytaj metadane sprawy
Znajdź identyfikator, datę, rodzaj dokumentu i powiązanie z załącznikiem. Sprawdź, które pola pochodzą z systemu przekazującego.
- Co zrobić najpierwIdentyfikator
- Co zrobić dalejMetadane
- Jak zakończyćPowiązanie
Przykład z pracy
E-17 ma pismo i pozycję załącznika w opisie.
Ćwiczenie praktyczne
Wpisz, gdzie znajdziesz powiązanie załącznika z pismem.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co pomaga połączyć załącznik z pismem?
- Podobny tytuł pliku
- Ta sama długość nazwy
- Identyfikator i relacja zapisana w pakiecie
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Identyfikator i relacja zapisana w pakiecie. Opis związku można potwierdzić w danych źródłowych.