Sektor publiczny Ścieżka zawodowa

Archiwista dokumentów elektronicznych

Porządkuje dokumenty powstałe cyfrowo, sprawdza ich pliki i opisy oraz przygotowuje pakiety do przechowania lub przekazania. Pomaga udostępniać je zgodnie z zakresem dostępu.

Rozpocznij kurs Zobacz program · 6 lekcji

Praca w trzech krokach

Odczytaj pochodzenie i opis
Porównaj zawartość z wykazem
Zamknij przekazanie z potwierdzeniem

Na czym polega praca?

Odczytaj pochodzenie i opis: Sprawdź system źródłowy, identyfikator sprawy i metadane.
Porównaj zawartość z wykazem: Zapisz brak pliku, rozbieżną sumę albo problem z opisem.
Zamknij przekazanie z potwierdzeniem: Odróżnij pakiet do przechowania od kopii do udostępnienia.

Kod zawodu KZiS 441401

Z jakich narzędzi korzystasz?

Przykładowe programy, dokumenty i wyposażenie. Konkretny zestaw zależy od miejsca pracy.

System EZD: Sprawdź metadane i powiązanie dokumentów w sprawie.
Manifest i raport walidacji: Porównaj listę pozycji, integralność plików i wersję pakietu.
Rejestr udostępnień: Zapisz wydaną kopię i potwierdzenie przekazania.

Jakich umiejętności potrzebujesz?

Umiejętności twarde

Sprawdzanie metadanych i kompletności
Czytanie raportu walidacji pakietu
Rozpoznawanie kopii do udostępnienia
Zapisywanie historii przekazania

Na początek: Ułóż dwa krótkie opisy pochodzenia.

Umiejętności miękkie

Przećwicz, jak powiedzieć to w pracy:

„Spis wymienia załącznik, którego brakuje w pakiecie.”
„Sumy się zgadzają. Jeszcze sprawdzę datę i powiązanie ze sprawą.”

Program kursu

Zacznij od pierwszej lekcji lub wybierz temat. W każdym rozdziale znajdziesz przykład, schemat i ćwiczenie.

Podstawy

Praca krok po kroku

Trudniejsze sytuacje

Kompendium zawodu

Pojęcia w pracy

Dokument cyfrowy: Dokument zapisany w pliku. Może powstać w systemie lub jako odwzorowanie dokumentu papierowego.
Metadane: Informacje o dokumencie, na przykład identyfikator, data, autor i powiązanie ze sprawą.
Manifest: Spis plików przekazanych w pakiecie, czasem z wartościami do kontroli integralności.
Suma kontrolna: Wartość obliczona z zawartości pliku, pomocna w sprawdzeniu, czy jego dane się zmieniły.
Kopia do udostępnienia: Egzemplarz przygotowany dla odbiorcy zgodnie z zasadami dostępu i ochrony danych.

Zwroty w typowych sytuacjach

„Spis wymienia załącznik, którego brakuje w pakiecie.”: Pokazuje jedną konkretną różnicę.
„Sumy się zgadzają. Jeszcze sprawdzę datę i powiązanie ze sprawą.”: Oddziela integralność pliku od kompletności opisu.
„Zapiszę, którą wersję przekazano i kto potwierdził odbiór.”: Pomaga odtworzyć przebieg przekazania.

Raport zawartości pakietu E-17

Pozycja	Wynik	Dalszy krok
Pismo	Plik obecny, suma zgodna	Zapisz wynik przy identyfikatorze pliku.
Załącznik	W wykazie, brak w pakiecie	Poproś źródło o uzupełnienie z oznaczeniem wersji.
Wersja po uzupełnieniu	Starsza data pisma	Ustal z przekazującym, które pliki tworzą właściwą wersję sprawy.

Pismo i cały pakiet mają osobne wyniki. Obecność pliku, jego integralność oraz aktualność opisu wymagają różnych porównań.

Sprawdź się w tej sytuacji

Zapisz jedno zdanie do raportu i jedno pytanie do przekazującego.

Archiwa Państwowe · przekazywanie dokumentacji przez jednostki publiczne

Projekt praktyczny PRO

Pakiet E-17 ma pismo, ale brakuje załącznika

Uzupełniony pakiet zawiera załącznik, ale ma starszą datę pisma niż poprzednia wersja. Rozpisz, jak potwierdzisz, które pliki i metadane należą do jednej wersji sprawy.

Co przygotujesz? Manifest E-17, raport walidacji dwóch wersji, zapis decyzji i wzór przekazania kopii.

Przygotuj wersję wyjściową
Przepracuj zmianę
Oddaj projekt do rozmowy

14,90 zł · jednorazowo za 30 dni dostępu.

Zobacz pakiet PRO →

Warto wiedzieć przed pierwszym dniem

Zespół przy stole omawia dokumenty i zadania — Ilustracja branży · Zdjęcie fauxels / Pexels

Mowa ciała w pracy

Zwróć się w stronę rozmówcy, gdy podajesz kolejny krok. Jeśli pokazujesz formularz, wskaż jedno pole naraz i zostaw czas na jego przeczytanie.

Źródła do nauki Archiwa Państwowe · Archiwum Dokumentów Elektronicznych · Archiwa Państwowe · przekazywanie dokumentacji przez jednostki publiczne · Narodowe Archiwum Cyfrowe · digitalizacja

Przećwicz rozmowę kwalifikacyjną

Odpowiedz na głos, a potem rozwiń przykładową odpowiedź.

Co potwierdza zgodna suma kontrolna?

Pozwala porównać zawartość pliku z wartością odniesienia. Kompletność, opis i ewentualny podpis sprawdzam oddzielnie.

Jak postąpisz, gdy odbiorca prosi o jeden dokument z całej sprawy?

Sprawdzę zakres i podstawę udostępnienia według procedury. Przygotuję właściwą kopię i odnotuję przekazanie.

Zadanie rekrutacyjne

Pakiet E-17 zawiera podpisane pismo, a w spisie figuruje też brakujący załącznik. Przygotuj raport i krótką wiadomość do jednostki przekazującej. Opisz, jak sprawdzisz ponowny pakiet.

Plan pracy nad zadaniem

Odczytaj pochodzenie i opis
Porównaj zawartość z wykazem
Zamknij przekazanie z potwierdzeniem

Pokaż kryteria wykonania

Wskazujesz brak przy właściwym identyfikatorze sprawy.
Odróżniasz integralność otrzymanego pliku od kompletności pakietu.
Zapisujesz wersję oraz osobę, która ma uzupełnić pakiet.

Pierwszy dzień w pracy

Przejrzyj z opiekunem pakiet archiwalny i raport walidacji. Odszukaj identyfikator sprawy, wersję pakietu oraz miejsce, w którym zapisuje się potwierdzenie odbioru.

Widełki wynagrodzeń

Archiwista dokumentów elektronicznych · Nabór archiwalny · rola łączy archiwum i digitalizację · pełny etat · UoP · miesięcznie brutto

Poznań: 5 000–6 000 zł

Źródło ESLINE · archiwista i digitalizacja dokumentów

Oferty pracy

Otwórz wyniki dla hasła „archiwista dokumentów elektronicznych” na portalu pracy.

Pracuj.pl ↗ RocketJobs ↗

Inne kursy z tej branży

Wszystkie kursy w branży: Sektor publiczny →