Archiwista zakładowy
Przejmuje dokumentację zamkniętych spraw, prowadzi ewidencję i udostępnia akta według instrukcji organizacji.
Zobacz, co wykonasz na koniec ↓
Teczka jest na spisie, jej załącznika brakuje
Przy odbiorze teczki A-23 archiwistka widzi, że spis wskazuje załącznik. Dział ma plik elektroniczny, ale jego zgodność z opisem nie została potwierdzona.
- Rozpoznaj sprawęPorównaj spis i akta
- Podejmij decyzjęZapisz przyjęcie
- Wyjaśnij decyzjęObsłuż dostęp
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- Komórka przekazująca
- Zespół, który prowadził sprawę i przekazuje jej dokumentację do archiwum.
- Spis zdawczo-odbiorczy
- Wykaz dokumentacji przekazywanej w danym odbiorze.
- Sygnatura archiwalna
- Oznaczenie nadawane jednostce zgodnie z ewidencją archiwum.
- Kategoria archiwalna
- Oznaczenie określające sposób dalszego postępowania z dokumentacją.
- Udostępnienie
- Wydanie lub umożliwienie wglądu osobie uprawnionej, zgodnie z miejscową instrukcją.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „Spis obejmuje teczkę z załącznikiem, ale nie ma go w przekazanej dokumentacji.”
- Wskazuje brak, który może zostać wyjaśniony u źródła.
- „Potwierdzę przyjęcie zgodnie z instrukcją po uzgodnieniu wpisu z komórką przekazującą.”
- Ustala warunek zamknięcia odbioru.
- „Proszę o znak sprawy i uprawnienie do wglądu. Zweryfikuję je przed udostępnieniem.”
- Pomaga ustalić właściwy zakres i dostęp.
Podstawy · Lekcja 1 z 6
Połącz teczkę ze spisem
Sprawdź znak sprawy, tytuł i zakres lat. Przy większym przekazaniu zaznacz, które pozycje już porównano.
- Co zrobić najpierwTeczka
- Co zrobić dalejZnak sprawy
- Jak zakończyćPozycja spisu
Przykład z pracy
Spis wymienia A-23 i A-24. Obie teczki mają zbliżone tytuły.
Ćwiczenie praktyczne
Przypisz dwie teczki do właściwych pozycji spisu na podstawie ich oznaczeń.
Teczka jest na spisie, jej załącznika brakuje
Rozpoznaj sprawę
Przy odbiorze teczki A-23 archiwistka widzi, że spis wskazuje załącznik. Dział ma plik elektroniczny, ale jego zgodność z opisem nie została potwierdzona.
Zapisz, co już wiadomo i jakiej jednej informacji brakuje, żeby wykonać krok „Porównaj spis i akta”. Zachowaj odpowiedź do kolejnej części.
Porównaj punkt wyjścia
Sprawdź, jaki dokument i format wymienia spis. Powiąż wyjaśnienie z pozycją, której dotyczy.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co odróżnia podobnie nazwane teczki?
- Szerokość grzbietu
- Oznaczenie sprawy i zakres opisany w ewidencji
- Kolor papieru
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Oznaczenie sprawy i zakres opisany w ewidencji. Oznaczenia łączą dokumentację z właściwą pozycją.
Podstawy · Lekcja 2 z 6
Odczytaj wymagania dla przyjęcia
Sprawdź instrukcję organizacji i właściwy wykaz akt. Porównaj opis, kategorię oraz formę przekazania przed zatwierdzeniem zgodności.
- Co zrobić najpierwInstrukcja
- Co zrobić dalejForma dokumentacji
- Jak zakończyćOdbiór
Przykład z pracy
Teczka A-23 zawiera dokumenty papierowe. Załącznik opisano jako osobny element.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj listę rzeczy do sprawdzenia przy odbiorze tej pozycji.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Gdzie sprawdzasz wymagany sposób przekazania?
- W opisie dowolnego programu
- Wyłącznie w tytule teczki
- W instrukcji i dokumentach organizacji
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
W instrukcji i dokumentach organizacji. Zasady przyjęcia zależą od dokumentacji i obowiązującego obiegu.