Archiwista zakładowy — Trudniejsze sytuacje
Teczka jest na spisie, jej załącznika brakuje
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Rozpatrz prośbę o dostęp
Sprawdź zakres prośby i podstawę dostępu według instrukcji. Gdy coś jest niejasne, skieruj sprawę do osoby, która może to potwierdzić.
- Co zrobić najpierwWniosek
- Co zrobić dalejZakres dostępu
- Jak zakończyćUdostępnienie
Przykład z pracy
Pracownik prosi o A-23 w całości, chociaż wniosek wskazuje jedynie załącznik.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz krótką odpowiedź z zakresem wymagającym potwierdzenia.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Który zakres bierzesz pod uwagę?
- Wszystkie materiały z danego rocznika
- Każdy plik, który da się otworzyć
- Ten wynikający z uprawnienia i potwierdzonego wniosku
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Ten wynikający z uprawnienia i potwierdzonego wniosku. Uprawnienie odnosi się do określonej dokumentacji.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Przekaż kartę udostępnienia
Zapisz osobę uprawnioną, oznaczenie akt i sposób udostępnienia. Jeżeli dokumentację wypożyczono, uwzględnij też zwrot zgodnie z instrukcją.
- Co zrobić najpierwUprawnienie
- Co zrobić dalejUdostępniona jednostka
- Jak zakończyćZapis czynności
Przykład z pracy
Załącznik potwierdzono, a wgląd obejmuje tylko tę część akt.
Ćwiczenie praktyczne
Wypełnij kartę udostępnienia z jednym polem do późniejszego potwierdzenia.
Teczka jest na spisie, jej załącznika brakuje
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Teczka jest na spisie, jej załącznika brakuje”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Archiwistka
- Spis A-23 wymienia załącznik, którego nie otrzymałam.
- Administracja
- Mamy plik o podobnej nazwie. Czy to wystarczy?
- Archiwistka
- Porównajmy oznaczenie, zakres i format wskazane w spisie.
- Administracja
- Prześlemy potwierdzenie dla tej pozycji przed odbiorem.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Zapisuję różnicę i uzgadniam właściwy załącznik przed potwierdzeniem zgodności
Dział może wskazać materiał, który odpowiada pozycji w spisie.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Jak odpowiesz, gdy ktoś potrzebuje akt pilnie?
Ustalam, o jaką sprawę chodzi, i sprawdzam uprawnienie. Podaję dalszy krok zgodnie z zasadami udostępniania.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co pomaga odtworzyć przebieg udostępnienia?
- Powiązanie uprawnienia, akt i wykonanej czynności
- Tylko nazwisko osoby
- Sama nazwa komputera w archiwum
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Powiązanie uprawnienia, akt i wykonanej czynności. Kompletny zapis pokazuje, co i na jakiej podstawie udostępniono.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Teczka jest na spisie, jej załącznika brakuje” w zadaniu rekrutacyjnym.
Dział administracji przekazuje teczkę oznaczoną A-23. Na spisie widnieje także załącznik, którego brakuje w przekazywanych materiałach. W tym samym dniu ktoś prosi o dostęp do tej teczki. Przygotuj dwa osobne wpisy i wiadomość do działu.
- Porównaj spis i akta
- Zapisz przyjęcie
- Obsłuż dostęp
Pokaż kryteria wykonania
- Łączysz brak z właściwą pozycją spisu.
- Oddzielasz stan przyjęcia od decyzji o udostępnieniu.
- Wskazujesz sposób potwierdzenia kompletu i podstawy dostępu.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Co sprawdzasz, gdy odbierasz dokumentację od działu?
Porównuję spis z przekazanymi aktami, oznaczeniami i wymaganiami instrukcji. Każdą różnicę kieruję do wyjaśnienia.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Porównaj spis i akta. Zweryfikuj oznaczenia, daty, kategorię i kompletność według instrukcji.
- Zapisz przyjęcie. Nadaj oznaczenie w ewidencji i odnotuj miejsce przechowywania.
- Obsłuż dostęp. Zweryfikuj uprawnienie i odnotuj wydanie oraz zwrot, jeśli dotyczy.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.