Lekcje kursu · Praca krok po kroku

Archiwista zakładowy — Praca krok po kroku

Teczka jest na spisie, jej załącznika brakuje

Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6

Zapisz brak załącznika

Wskaż pozycję spisu, oczekiwany dokument i stan faktyczny. Przekaż, jakiego potwierdzenia potrzebujesz od działu.

Tok pracy w tej lekcji

A-23 ma opisany załącznik, którego nie ma w przekazanych materiałach.

Napisz wiadomość z numerem pozycji i prośbą o uzupełnienie.

Teczka jest na spisie, jej załącznika brakuje

Wróć do notatki z początku sprawy. Zapisz pierwsze działanie i wyjaśnij, jak pomoże rozwiązać sytuację.

Pokaż przykładową reakcję

Zapisuję różnicę i uzgadniam właściwy załącznik przed potwierdzeniem zgodności Dział może wskazać materiał, który odpowiada pozycji w spisie.

Wpisuję komplet i odkładam brak na później: Ewidencja nie odda stanu przekazanych materiałów.
Zapisuję różnicę i uzgadniam właściwy załącznik przed potwierdzeniem zgodności: Dział może wskazać materiał, który odpowiada pozycji w spisie.
Dołączam dowolny plik z tego samego roku: Podobna data nie potwierdza powiązania z teczką.

Sprawdź się — opcjonalne pytanie

Co przyda się działowi do sprawdzenia braku?

Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie

Pozycja spisu i opis brakującego elementu. Dane pozwalają znaleźć źródło rozbieżności.

Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6

Porównaj pochodzenie, daty i oznaczenia pliku. Ustal powiązanie ze sprawą, zanim uznasz go za brakujący element.

Tok pracy w tej lekcji

Dwa pliki noszą nazwę „Załącznik”, lecz przygotowały je inne działy.

Przygotuj po jednym wierszu porównania dla obu plików.

Sprawdź się — opcjonalne pytanie

Co potwierdza powiązanie pliku ze sprawą?

Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie

Zgodne oznaczenie, kontekst i potwierdzone źródło. Zbieżność nazwy bywa przypadkowa i wymaga sprawdzenia.