Sektor publiczny Ścieżka zawodowa

Archiwista zakładowy

Przejmuje dokumentację zamkniętych spraw, prowadzi ewidencję i udostępnia akta według instrukcji organizacji.

Rozpocznij kurs Zobacz program · 6 lekcji

Praca w trzech krokach

Porównaj spis i akta
Zapisz przyjęcie
Obsłuż dostęp

Na czym polega praca?

Porównaj spis i akta: Zweryfikuj oznaczenia, daty, kategorię i kompletność według instrukcji.
Zapisz przyjęcie: Nadaj oznaczenie w ewidencji i odnotuj miejsce przechowywania.
Obsłuż dostęp: Zweryfikuj uprawnienie i odnotuj wydanie oraz zwrot, jeśli dotyczy.

Kod zawodu KZiS 441402

Z jakich narzędzi korzystasz?

Przykładowe programy, dokumenty i wyposażenie. Konkretny zestaw zależy od miejsca pracy.

Instrukcja archiwalna: Sprawdź warunki przyjęcia i udostępniania dokumentacji.
Spis zdawczo-odbiorczy: Porównaj teczki, zakres lat i wskazane załączniki.
Ewidencja archiwum: Zapisz przyjęcie, lokalizację oraz czynności udostępnienia.

Jakich umiejętności potrzebujesz?

Umiejętności twarde

Przyjęcie dokumentacji
Spis zdawczo-odbiorczy
Ewidencja udostępnień
Wyjaśnianie rozbieżności z komórką przekazującą

Na początek: Przypisz dwie teczki do właściwych pozycji spisu na podstawie ich oznaczeń.

Umiejętności miękkie

Przećwicz, jak powiedzieć to w pracy:

„Spis obejmuje teczkę z załącznikiem, ale nie ma go w przekazanej dokumentacji.”
„Potwierdzę przyjęcie zgodnie z instrukcją po uzgodnieniu wpisu z komórką przekazującą.”

Program kursu

Zacznij od pierwszej lekcji lub wybierz temat. W każdym rozdziale znajdziesz przykład, schemat i ćwiczenie.

Podstawy

Praca krok po kroku

Trudniejsze sytuacje

Kompendium zawodu

Pojęcia w pracy

Komórka przekazująca: Zespół, który prowadził sprawę i przekazuje jej dokumentację do archiwum.
Spis zdawczo-odbiorczy: Wykaz dokumentacji przekazywanej w danym odbiorze.
Sygnatura archiwalna: Oznaczenie nadawane jednostce zgodnie z ewidencją archiwum.
Kategoria archiwalna: Oznaczenie określające sposób dalszego postępowania z dokumentacją.
Udostępnienie: Wydanie lub umożliwienie wglądu osobie uprawnionej, zgodnie z miejscową instrukcją.

Zwroty w typowych sytuacjach

„Spis obejmuje teczkę z załącznikiem, ale nie ma go w przekazanej dokumentacji.”: Wskazuje brak, który może zostać wyjaśniony u źródła.
„Potwierdzę przyjęcie zgodnie z instrukcją po uzgodnieniu wpisu z komórką przekazującą.”: Ustala warunek zamknięcia odbioru.
„Proszę o znak sprawy i uprawnienie do wglądu. Zweryfikuję je przed udostępnieniem.”: Pomaga ustalić właściwy zakres i dostęp.

Kiedy można potwierdzić przyjęcie A-23?

Pozycja	Co zastano	Co trzeba potwierdzić
Teczka	Znak zgodny ze spisem	Tytuł i zakres lat.
Załącznik	Nie przekazano go razem z teczką	Właściwe źródło i powiązanie ze sprawą.
Wniosek o wgląd	Dotyczy załącznika	Zakres i uprawnienie wnioskującego.

Przyjęcie dokumentacji i udostępnienie mają różne warunki. Wpis do ewidencji powinien oddać rzeczywisty stan obu czynności.

Sprawdź się w tej sytuacji

Napisz odpowiedź do działu z prośbą o potwierdzenie załącznika.

Archiwa Państwowe · instrukcje archiwalne

Projekt praktyczny PRO

Teczka jest na spisie, jej załącznika brakuje

Dwa działy przesyłają pliki o tej samej nazwie, a wniosek o dostęp dotyczy tylko jednego z nich. Przygotuj zapisy pochodzenia, decyzji o kompletności i przekazania dokumentacji do wglądu.

Co przygotujesz? Spis odbioru teczki A-23, rejestr braków i karta udostępnienia dokumentacji.

Przygotuj wersję wyjściową
Przepracuj zmianę
Oddaj projekt do rozmowy

14,90 zł · jednorazowo za 30 dni dostępu.

Zobacz pakiet PRO →

Warto wiedzieć przed pierwszym dniem

Zespół przy stole omawia dokumenty i zadania — Ilustracja branży · Zdjęcie fauxels / Pexels

Mowa ciała w pracy

Zwróć się w stronę rozmówcy, gdy podajesz kolejny krok. Jeśli pokazujesz formularz, wskaż jedno pole naraz i zostaw czas na jego przeczytanie.

Źródła do nauki Archiwa Państwowe · instrukcje archiwalne · Archiwa Państwowe · przepisy kancelaryjne i archiwalne

Przećwicz rozmowę kwalifikacyjną

Odpowiedz na głos, a potem rozwiń przykładową odpowiedź.

Co sprawdzasz, gdy odbierasz dokumentację od działu?

Porównuję spis z przekazanymi aktami, oznaczeniami i wymaganiami instrukcji. Każdą różnicę kieruję do wyjaśnienia.

Jak odpowiesz, gdy ktoś potrzebuje akt pilnie?

Ustalam, o jaką sprawę chodzi, i sprawdzam uprawnienie. Podaję dalszy krok zgodnie z zasadami udostępniania.

Zadanie rekrutacyjne

Dział administracji przekazuje teczkę oznaczoną A-23. Na spisie widnieje także załącznik, którego brakuje w przekazywanych materiałach. W tym samym dniu ktoś prosi o dostęp do tej teczki. Przygotuj dwa osobne wpisy i wiadomość do działu.

Plan pracy nad zadaniem

Porównaj spis i akta
Zapisz przyjęcie
Obsłuż dostęp

Pokaż kryteria wykonania

Łączysz brak z właściwą pozycją spisu.
Oddzielasz stan przyjęcia od decyzji o udostępnieniu.
Wskazujesz sposób potwierdzenia kompletu i podstawy dostępu.

Pierwszy dzień w pracy

Przeczytaj instrukcję archiwalną i obejrzyj zatwierdzony spis. Poproś o pokazanie ewidencji przyjęć i udostępnień dla jednego przykładu.

Widełki wynagrodzeń

Archiwista zakładowy · Archiwalny przykład · starszy specjalista · UoP · pełny etat · miesięcznie brutto

Warszawa: 9 000–11 000 zł

Źródło NASK — ogłoszenie na Pracuj.pl

Oferty pracy

Otwórz wyniki dla hasła „archiwista zakładowy” na portalu pracy.

Pracuj.pl ↗ RocketJobs ↗

Inne kursy z tej branży

Wszystkie kursy w branży: Sektor publiczny →