Archiwista dokumentacji medycznej — Trudniejsze sytuacje
W A-57 jeden miesiąc jest poza archiwum
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Zestaw dokumenty z dwóch nośników
Porównaj pozycje papierowe i elektroniczne względem okresu i rodzaju. Wskaż kopie, brakujące pozycje i właściwy zakres dostępu.
- Co zrobić najpierwPapier
- Co zrobić dalejSystem
- Jak zakończyćWykaz
Przykład z pracy
Jeden dokument z drugiego miesiąca jest w systemie elektronicznym.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj wykaz z kolumną źródła.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Czy pozycja w dwóch źródłach zawsze jest dwoma dokumentami?
- Tak, bo ma różne nośniki
- Tak, jeżeli katalogi mają różne nazwy
- Zweryfikuj treść, identyfikator i relację zapisów
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Zweryfikuj treść, identyfikator i relację zapisów. Dwa nośniki mogą zawierać ten sam zapis.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Potwierdź dostęp i zapis wydania
Ustal podstawę i zakres dostępu odbiorcy, a po przekazaniu zapisz właściwy zakres, formę i moment wydania.
- Co zrobić najpierwOdbiorca
- Co zrobić dalejZakres
- Jak zakończyćPotwierdzenie
Przykład z pracy
A-57 zgłasza osoba przedstawiająca upoważnienie.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz wpis kontrolny bez danych wrażliwych.
W A-57 jeden miesiąc jest poza archiwum
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „W A-57 jeden miesiąc jest poza archiwum”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Archiwistka
- W A-57 pierwszy miesiąc jest w archiwum. Drugi wskazuje aktywne wypożyczenie.
- Pracownik oddziału
- Sprawdzę wpis i aktualne miejsce dokumentów.
- Archiwistka
- Zapiszę potwierdzony zakres oraz tryb przygotowania kopii.
- Pracownik oddziału
- Przekażę lokalizację i status zgodnie z obiegiem.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Ustalam ruch dokumentacji i sprawdzam zakres przed udostępnieniem
Można potwierdzić dostępne materiały i realizować wniosek zgodnie z obiegiem.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Co robisz, gdy kartoteka widnieje w innym miejscu niż w indeksie archiwum?
Sprawdzę rejestr ruchu i uzgodnię lokalizację z właściwym działem. Odnotuję wynik i podejmę dalsze działanie.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co powinno być widoczne w zapisie wydania?
- Potwierdzony zakres, moment i właściwa forma
- Treść całej historii w rejestrze
- Lista wszystkich osób z archiwum
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Potwierdzony zakres, moment i właściwa forma. Zapis dokumentuje realizację ograniczoną do potrzeb.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „W A-57 jeden miesiąc jest poza archiwum” w zadaniu rekrutacyjnym.
W sprawie A-57 pacjent prosi o kopię dokumentacji za dwa miesiące. Archiwum ma pierwszą część, a rejestr wskazuje, że część z drugiego miesiąca jest na oddziale. Przygotuj kartę obiegu i komunikat o realizacji.
- Przyjmij sprawę i ustal zakres
- Ustal lokalizację i kompletność
- Uzgodnij udostępnienie
Pokaż kryteria wykonania
- Ustalasz zakres i właściwą lokalizację obu części.
- Wskazujesz, jak sprawdzisz kompletność przed przekazaniem.
- Uzgadniasz sposób przekazania i odnotowujesz stan bez zbędnych danych.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Jak unikniesz wysłania fragmentu pod mylną nazwą „całość”?
Porównam przygotowany zestaw z zakresem prośby. Jeśli etapowe przekazanie jest uzgodnione, jasno oznaczę przekazany zakres i dalsze czynności.
Ułóż krótką odpowiedź na rozmowę
- Przyjmij sprawę i ustal zakres. Zapisz okres, rodzaj dokumentów, formę i podstawę dostępu.
- Ustal lokalizację i kompletność. Porównaj indeks, rejestr wypożyczeń i dostępne pozycje.
- Uzgodnij udostępnienie. Potwierdź poprawność i odnotuj wydany zakres oraz dalsze działania.
Odpowiedz własnymi słowami. Przy każdym kroku podaj szczegół z zadania, który wpłynął na Twój wybór.