Asystent notariusza
Organizuje obsługę spraw kancelarii, porównuje dokumenty, prowadzi rejestry w powierzonym zakresie i przekazuje niejasności notariuszowi.
Zobacz, co wykonasz na koniec ↓
W dwóch plikach widnieje inne oznaczenie tego samego lokalu
Sprawa N11 ma termin jutro. Jeden dokument podaje lokal 14, drugi 14A. Klient prosi o potwierdzenie gotowości.
- Rozpoznaj sprawęPrzyjmij i opisz sprawę
- Podejmij decyzjęPorównaj komplet
- Wyjaśnij decyzjęPrzekaż aktualny stan
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- Sprawa kancelaryjna
- Zestaw dokumentów i ustaleń dotyczących jednej obsługiwanej czynności.
- Repertorium
- Rejestr prowadzony w kancelarii, służący do ewidencjonowania określonych czynności.
- Projekt dokumentu
- Materiał przygotowany do sprawdzenia i zatwierdzenia przez odpowiedzialną osobę.
- Wypis aktu
- Dokument wydawany w przewidzianym trybie osobom uprawnionym.
- Załącznik
- Dokument powiązany ze sprawą, którego wersję, źródło i kompletność trzeba potwierdzić.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „W dokumentach widzę dwa różne oznaczenia lokalu. Przekażę porównanie notariuszowi.”
- Zgłasza różnicę bez samodzielnej oceny skutków.
- „Termin jest wpisany. Potwierdzenie kompletności zależy jeszcze od dokumentu dotyczącego tej sprawy.”
- Odróżnia rezerwację od gotowości.
- „Wskazówki przekażę w uzgodnionym kanale i w zakresie potrzebnym do uzupełnienia dokumentów.”
- Chroni poufność i ułatwia działanie klientowi.
Podstawy · Lekcja 1 z 6
Odczytaj cel wizyty
Sprawdź typ sprawy i listę materiałów ustaloną w kancelarii. Powiąż dokumenty z właściwym terminem.
- Co zrobić najpierwZgłoszenie
- Co zrobić dalejIdentyfikator
- Jak zakończyćZakres
Przykład z pracy
N11 dotyczy lokalu, a kancelaria prowadzi równolegle podobną sprawę.
Ćwiczenie praktyczne
Zapisz pola potrzebne do odróżnienia obu spraw.
W dwóch plikach widnieje inne oznaczenie tego samego lokalu
Rozpoznaj sprawę
Sprawa N11 ma termin jutro. Jeden dokument podaje lokal 14, drugi 14A. Klient prosi o potwierdzenie gotowości.
Zapisz, co już wiadomo i jakiej jednej informacji brakuje, żeby wykonać krok „Przyjmij i opisz sprawę”. Zachowaj odpowiedź do kolejnej części.
Porównaj punkt wyjścia
Zapisz oba źródła z datami. Sam fakt, że dokument ma nowszą datę, nie ustala jego roli w sprawie.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co łączy dokument z właściwą wizytą?
- Sam dzień tygodnia
- Identyfikator sprawy i ustalony zakres
- Kolor teczki bez ewidencji
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Identyfikator sprawy i ustalony zakres. Związek z ewidencją ogranicza ryzyko pomylenia spraw.
Podstawy · Lekcja 2 z 6
Zapisz źródło i datę załącznika
Odczytaj nazwę dokumentu, datę i miejsce pochodzenia. Zachowaj informacje pozwalające odtworzyć wersję.
- Co zrobić najpierwDokument
- Co zrobić dalejData i źródło
- Jak zakończyćWykaz
Przykład z pracy
Dwa pliki dotyczą lokalu i mają różne daty.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj dwa wiersze w wykazie załączników.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Który opis ułatwia porównanie?
- Tylko liczba stron
- Sama informacja „plik jest”
- Nazwa, data i oznaczenie z każdego źródła
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Nazwa, data i oznaczenie z każdego źródła. Dokument z późniejszą datą może pełnić inną funkcję.