Asystent notariusza — Trudniejsze sytuacje
W dwóch plikach widnieje inne oznaczenie tego samego lokalu
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Zadbaj o poufne przekazanie
Używaj uzgodnionych kanałów. Do zgłoszenia wpisz dane potrzebne osobie uprawnionej do sprawdzenia sprawy.
- Co zrobić najpierwDokument
- Co zrobić dalejPotrzebne dane
- Jak zakończyćBezpieczny obieg
Przykład z pracy
Trzeci dokument przyszedł razem z informacjami zbędnymi dla porównania.
Ćwiczenie praktyczne
Ułóż zakres notatki i opisz, gdzie pozostanie dokument źródłowy.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Jak ograniczysz dane w przekazaniu?
- Prześlesz całą korespondencję do wszystkich
- Wydrukujesz wiadomość i zostawisz bez przypisania
- Podasz identyfikator i różnicę potrzebną do decyzji
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Podasz identyfikator i różnicę potrzebną do decyzji. Zakres dostępu powinien odpowiadać zadaniu.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Zapisz wynik dla osoby przejmującej
Wpisz decyzję i źródło jej potwierdzenia. Jeśli potrzebne jest uzupełnienie, zapisz kto i kiedy wróci do sprawy.
- Co zrobić najpierwPotwierdzenie
- Co zrobić dalejOtwarty krok
- Jak zakończyćPrzekazanie
Przykład z pracy
Notariusz wskazał dokument wymagający uzupełnienia przed wizytą.
Ćwiczenie praktyczne
Napisz notatkę dla sekretariatu i krótką wiadomość do klienta.
W dwóch plikach widnieje inne oznaczenie tego samego lokalu
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „W dwóch plikach widnieje inne oznaczenie tego samego lokalu”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Przeczytaj przykładową rozmowę w pracy
- Klientka
- Czy mogę przyjechać jutro o ustalonej godzinie?
- Asystent
- Termin jest wpisany. Dwa dokumenty różnie oznaczają lokal, więc przekazuję je do sprawdzenia.
- Klientka
- Czy mam coś dosłać?
- Asystent
- Wrócę z informacją po sprawdzeniu przez notariusza. Użyję ustalonego kanału kontaktu.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Przekazuję porównanie notariuszowi i podaję klientowi status
Klient zna stan, a osoba odpowiedzialna może sprawdzić właściwe dokumenty.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Co odpowiesz, gdy klient pyta, który z dokumentów jest wystarczający?
Wyjaśniam, na jakim etapie jest sprawdzenie. Przekazuję pytanie notariuszowi i podaję klientowi termin następnej informacji.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co ułatwia przejęcie sprawy N11?
- Potwierdzona decyzja, otwarte zadanie i właściciel
- Sama data wizyty
- Tylko kopia pierwotnego zgłoszenia
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Potwierdzona decyzja, otwarte zadanie i właściciel. Kolejna osoba widzi, co ustalono i co ma zrobić dalej.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „W dwóch plikach widnieje inne oznaczenie tego samego lokalu” w zadaniu rekrutacyjnym.
Przed umówioną wizytą klient przesyła dwa pliki z różnymi oznaczeniami lokalu. Jeden ma datę późniejszą. Przygotuj listę rozbieżności dla notariusza i krótką, neutralną odpowiedź do klienta.
- Przyjmij i opisz sprawę
- Porównaj komplet
- Przekaż aktualny stan
Pokaż kryteria wykonania
- Łączysz każdy zapis z właściwym źródłem i datą.
- Oddzielasz sprawdzenie kompletności od decyzji notariusza.
- Przekazujesz termin kolejnego kontaktu i zachowujesz poufność.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Jak sprawdzasz pakiet dokumentów przed wizytą?
Odczytuję listę dla danej sprawy i porównuję dokumenty pod względem źródła, daty i zapisanych oznaczeń. Różnice przekazuję notariuszowi.