Asystent prawny — Trudniejsze sytuacje
Pismo przypomina sprawę innego klienta
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Materiały źródłowe
Przy zbieraniu materiałów zapisz pochodzenie, datę i zakres odpowiedzi. Rozdziel tekst źródła oraz notatkę pomocniczą. Wskaż otwarte pytania do oceny.
- Co zrobić najpierwZbierz źródła
- Co zrobić dalejZapisz kontekst
- Jak zakończyćWskaż otwarte pytania
Przykład z pracy
Osoba prowadząca prosi o uporządkowanie dwóch stanowisk urzędu.
Ćwiczenie praktyczne
Zaproponuj indeks i sposób wskazania różnic.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co oddzielasz w notatce?
- Samą kolejność stron
- Kolory zakładek
- Cytowane źródło, własny skrót i otwarte pytania
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Cytowane źródło, własny skrót i otwarte pytania. Czytelne pochodzenie pozwala zweryfikować ustalenia.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Przekazanie i kontrola dostępu
Ustal uprawnionych odbiorców i właściwy kanał. Przy udostępnieniu potwierdź, które pliki stanowią właściwy pakiet. Zostaw zapis wymagający dalszego działania.
- Co zrobić najpierwUstal odbiorcę
- Co zrobić dalejSprawdź pakiet
- Jak zakończyćZapisz przekazanie
Przykład z pracy
Pakiet sprawy jest gotowy, a zewnętrzny odbiorca powinien dostać wyłącznie część akt.
Ćwiczenie praktyczne
Wskaż, co potwierdzisz przed udostępnieniem.
Pismo przypomina sprawę innego klienta
Wyjaśnij decyzję
W trzech zdaniach przekaż wynik sprawy „Pismo przypomina sprawę innego klienta”. Podaj, co potwierdziłeś, jakie działanie wybierasz i kiedy lub pod jakim warunkiem odbiorca powinien wykonać następny krok.
Omówienie decyzji i dopytanie
Przykładowe działanie. Porównuję źródło oraz sygnatury i potwierdzam przypisanie przed włączeniem do akt
Chronisz kompletność akt i informacje obu klientów.
Pytanie z rozmowy o tym zawodzie. Co robisz przy niejasnym terminie?
Zapisuję znane daty wraz z dowodem i proszę osobę prowadzącą o potwierdzenie wpisu przed dalszym obiegiem.
Poproś rozmówcę, żeby powtórzył, co już potwierdzono i od jakiej informacji zależy następny krok.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co chroni przed nadmiarowym przekazaniem?
- Uzgodniony zakres i zatwierdzony odbiorca
- Otwarcie całego folderu
- Skrót do archiwum
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Uzgodniony zakres i zatwierdzony odbiorca. Zakres dostępu powinien odpowiadać uzgodnionej czynności.
Zadanie końcowe
Wykorzystaj sposób pracy z przypadku „Pismo przypomina sprawę innego klienta” w zadaniu rekrutacyjnym.
Do kancelarii wpłynęło pismo z dwoma załącznikami, choć w treści wymieniono trzy. Dwa dokumenty mają podobną sygnaturę. Przygotuj indeks, zapisz brak i wskaż punkt potwierdzenia terminu.
- Zidentyfikuj sprawę
- Uporządkuj akta
- Przekaż odpowiedzialnej osobie
Pokaż kryteria wykonania
- Łączysz dokument z właściwą sprawą i oryginalnym źródłem.
- Zachowujesz informację o brakującym załączniku.
- Rozróżniasz odnotowanie daty wpływu i potwierdzenie terminu przez właściwą osobę.
Jak sprawdzić odpowiedź na głos?
Jak porządkujesz pliki o tej samej nazwie?
Sprawdzam źródło, datę i oznaczenia, zachowuję wersje oraz wskazuję ich powiązanie w indeksie.